3 dicas para otimizar a gestão de contratos da sua incorporadora

Ter alguém dedicado a fazer a gestão de contratos na sua incorporadora pode impactar positivamente em inúmeros pontos do seu negócio. Em especial para projetos complexos, os benefícios do acompanhamento minucioso de cada contrato se referem à diminuição de riscos, à economia de recursos, e ao bom relacionamento com fornecedores e clientes

E isto não é exatamente o que os investidores procuram na hora de contratar a sua incorporadora?  

Se você ainda não possui este setor funcionando na sua empresa, mas chegou até aqui, acredito que você sinta que esta é a hora de mudar seus princípios de gestão. Uma boa olhada no mercado de incorporação imobiliária mostra que a concorrência neste nicho tem aumentado exponencialmente. Com a abertura de novas oportunidades para o setor, a inovação passa a ser item de sobrevivência.  

Segundo a Associação Brasileira de Incorporadoras Imobiliárias (ABRAINC), o mercado brasileiro registrou um aumento de 0,4% no valor total de imóveis vendidos nos últimos 12 meses encerrados em abril, de acordo com o indicador ABRAINC-FIPE, que colheu dados de 20 empresas do setor. O valor total de vendas referente a pesquisa alcançou R$ 41,5 bilhões. 

Imagem do guia da qualificação de leads

Diante de um cenário competitivo, eu vou lhe ajudar a entender o conceito de gestão de projetos, para que você reúna argumentos e consiga conduzir a tomada de decisão na implantação deste setor na sua incorporadora, melhorando seus índices.  

Agora, se você já iniciou o trabalho de gestão de projetos e já está colhendo os benefícios desta iniciativa, este artigo vai lhe ajudar a otimizar suas tarefas, para que elas tragam ainda mais benefícios para os seus resultados finais.  

Sumário

O que é gestão de contratos para incorporadoras 

A gestão de contratos é a tarefa de garantir que cada detalhe, de cada contrato que envolve um empreendimento, seja cumprido. É o ato de acompanhar o ciclo de vida dos contratos, garantindo que eles permaneçam “saudáveis”, evitando quebra de acordos.  

O ciclo de vida de um contrato tem três etapas: negociação e assinatura; monitoramento; e encerramento.

Gestão de contratos de incorporação

Considerando o negócio de incorporação imobiliária, que é o loteamento e a construção de empreendimentos habitacionais, a complexidade dos contratos é uma característica marcante. São estes documentos que regulamentam a relação entre o incorporador e o cliente, e entre o incorporador e os todos os fornecedores, e por isso devem ser claros, concisos, e abrangentes, a fim de definir os direitos e obrigações de ambas as partes.  

No caso da gestão de contratos em incorporação, na fase da escrita do documento é importante pensar em alguns pontos. O objeto, por exemplo, será sempre o imóvel que está sendo incorporado. Assim, o contrato deve definir o tipo de imóvel, a localização, a área, a metragem e as características do imóvel.  

Outro item é o preço do imóvel, que é o valor que o cliente pagará pelo bem. O contrato deve definir o preço, a forma de pagamento e o prazo, que é o período de tempo que o incorporador deve entregar o imóvel ao cliente. O contrato deve explicitar as consequências em caso de atraso, a fim de salvaguardar o comprador.  

Sobre as garantias, o incorporador deve incluir a garantia de qualidade, a garantia de entrega no prazo, e a garantia de indenização em caso de defeitos.  

Na resolução, o documento prever a possibilidade de ambas as partes desfazerem o contrato em caso de descumprimento de alguma cláusula. A resolução do contrato pode ocorrer por iniciativa do incorporador, do cliente ou por decisão judicial. 

Cada ponto destes se desdobra em muitos outros detalhes jurídicos que serão, muitas vezes, específicos do empreendimento em questão. O profissional responsável pela gestão de contratos na sua incorporadora deve dominar estes detalhes, sendo capaz de monitorá-los e classificá-los a qualquer tempo.

Veja como otimizar a gestão de contas a receber na incorporadora.

Gestão de contratos com fornecedores

Ao passo que o contrato principal da incorporação já foi estabelecido, chega a hora de planejar, negociar, e fechar os contratos que tornarão possível a construção.  

Baseado no planejamento de insumos para a obra, o gestor de contratos seleciona os fornecedores, faz a supervisão e o acompanhamento dos trabalhos até a finalização e entrega dos produtos ou serviços, garantindo o cumprimento dos acordos. 

Agora imagine a quantidade de documentos e prazos. Sim, a tarefa do gestor é estar atento a todos os detalhes. Por outro lado, mais do que isso, uma boa gestão de contratos aumenta a produtividade e reduz os custos, fazendo com que seja uma atividade extremamente estratégica para o planejamento de orçamento.  

Neste trabalho, existem muitos modelos de contratos na construção civil que requerem atenção. Exemplos são trocas ou permutas; serviços de limpeza; compra e venda; locação de equipamentos ou máquinas; empreitada; transporte; empréstimo; etc. 

Infográfico sobre experiencia do cliente

Para compreender bem o ciclo de vida dos contratos, é importante que você saiba quais são as fases que regem essa tarefa e o que deve ser feito para que sua gestão seja otimizada em cada etapa. São elas: 

Na pré-contratação é redigida uma minuta, que deve conter os requisitos técnicos e administrativos do contrato na hora de admitir um funcionário, fornecedor, serviço ou produto.  

Feita a minuta, chegou a hora de negociar as cláusulas para que sejam formalizadas. É importante que sejam revisados todos os pormenores técnicos, administrativos, financeiros e jurídicos. Quando ambas as partes concordam, o contrato final é assinado. 

Depois da assinatura, e equipe de gestão de contratos fará a pré-execução técnica, que são as providências para que o contrato seja executado. Por exemplo, a preparação do terreno, a aquisição de matéria-prima, e o aluguel de equipamentos. É ainda nesta fase que o setor faz a organização de toda a documentação contratual, a chamada pré-execução administrativa.  

O contato com o setor financeiro para comunicar o fluxo de pagamentos é o próximo passo. Juntamente com o cronograma da obra, é fundamental que todos os setores envolvidos visualizem cada etapa do empreendimento, juntamente a tudo o que deve ser entregue e também pago.  

Todas as etapas são importantes, mas uma execução otimizada é o que vai garantir que a gestão de contratos tenha sucesso. É o acompanhamento, a fiscalização, o controle de todas as etapas e itens previstos: cronograma, pagamentos, vistorias. É aqui que poderão ser formulados termos aditivos, e poderão ser negociadas prorrogações e renovações, caso sejam necessárias. 

Saber fechar os ciclos também é muito importante. Por isso na fase do encerramento, é importante que a equipe verifique se absolutamente todos os itens previstos nas cláusulas foram executados e documentados para, depois disso, encerrar o contrato. O detalhe é que os contratos só poderão ser encerrados depois do vencimento de todos os prazos acordados nas cláusulas. 

Agora que você já conhece os passos fundamentais da gestão de contratos para incorporadoras, vou lhe dizer como deixar este trabalho ainda mais rápido e preciso, com 3 dicas de otimização. Vem comigo!  

gestão de contratos: imagem de uma mesa vista de cima com alguns papeis, um notebook e, no centro, foco num aperto de mão entre duas pessoas.

Escolha um software de gestão de contratos  

Eu e você sabemos que a gestão de contratos é apenas uma ponta de todos os processos que acontecem diariamente na sua incorporadora, certo? Dito isso, quando se fala de uso de software em gestão, a tendência é que as pessoas pensem em digitalização de processos analógicos, não é mesmo?  

Não vou lhe dizer que esta mentalidade está errada.  

De fato, a chegada de novas tecnologias às dinâmicas tem a ver com economia de tempo e dinheiro consumidos pela burocracia “do papel”.  

Mas falar de uso de software em gestão de contratos é falar dos benefícios colhidos da integração desta tarefa com todas as outras frentes da incorporadora.  

Imagine um cenário em que equipes de planejamento e execução da obra possam se beneficiar pelo acesso a informações da gestão de contrato em tempo real e a partir de qualquer lugar, e usar esses dados para enriquecer o diário de obra, ou otimizar o cronograma?  

Eis aqui o grande primeiro benefício da utilização de software da gestão de contratos em incorporadoras, com a palavra-chave integração!  

A partir disto, podemos pensar que, sim, a automatização de tarefas como negociação, assinatura, monitoramento e encerramento de contratos, economiza tempo e dinheiro às incorporadoras, e pode ajudar a garantir que os contratos sejam executados de acordo com termos e condições.  

A utilização do software traz ainda mais duas possibilidades preciosas: a rastreabilidade de padrões e dados, o que permite a previsão de problemas e potencialidades; e a geração de relatórios qualificados a partir desse trabalho. As duas características contribuem com a inteligência do negócio como um todo. 

Então, antes de mais nada, pesquise e escolha um bom software de gestão, que esteja alinhado às necessidades gerais da incorporadora, que seja seu aliado na gestão de contratos daqui para frente.  

Hoje o mercado dispõe de muitas opções. A minha favorita é o Sienge. Conheça! 

Se você gosta do assunto Tecnologia & Gestão, eu lhe indico os seguintes conteúdos: 

Links 

Planeje a gestão de contratos  

Isso mesmo, planeje! Apesar de parecer óbvio, a gestão precisa começar com o alinhamento dos objetivos de cada contrato com as metas gerais da empresa. Como o contrato que você está prestes a ajudar a formular e gerenciar ajuda a empresa cumprir estas metas?  

Assim, responda perguntas-chave como: 

  • O que você espera alcançar com esse contrato? 
  • Quais são os seus principais objetivos? 

Por exemplo, se você estiver construindo um prédio, seus objetivos podem ser: 

  • Construir um prédio de alta qualidade dentro do prazo e do orçamento; 
  • Garantir que o prédio atenda a todos os requisitos regulamentares; 
  • Manter um bom relacionamento com o empreiteiro. 

Feito isso, ainda na fase do planejamento, identifique os riscos envolvidos em cada contrato. Responsam perguntas-chave como: 

  • Quais são os potenciais riscos associados a este contrato? 
  • Quais as consequências se algo der errado?  

São exemplos de riscos: 

  • Riscos financeiros, como atrasos nos pagamentos ou custos imprevistos;  
  • Riscos jurídicos, como cláusulas contratuais ambíguas ou mal redigidas; 
  • Riscos operacionais, como problemas de qualidade ou atrasos na entrega; 
  • Riscos de relacionamento, como conflitos entre as partes envolvidas no contrato. 

Quando você realiza um bom planejamento, identificando etapas, objetivos, riscos, entregas e prazos, você se torna capaz de prever problemas e tomar medidas para mitigá-los durante o processo de gestão de contratos. Pensando ainda na utilização de um software para isso, imagine que sua equipe poderá ficar “na mesma página” com relação a estes detalhes importantes de planejamento.  

Se você deseja entender mais sobre modalidade de contratos, eu lhe indico este vídeo: 

Monitore o desempenho do contrato de perto 

 Como eu disse, a fase da execução do contrato pode vir a ser a mais crítica. Por isso, eu lh aconselho a criar um plano de monitoramento para garantir que, no dia a dia, você consiga mensurar e demonstrar que a gestão de contratos está tendo sucesso na prática. O que você vai “procurar” quando for fiscalizar? 

Bem, o primeiro passo é entender quais são os objetivos do monitoramento, o que você espera alcançar com o acompanhamento de determinado contrato? Por exemplo, garantir que o projeto seja cumprido dentro do prazo, do orçamento e dos requisitos técnicos? 

São estes objetivos que vão definir seus indicadores-chaves de desempenho (KPIs), que são as medidas usadas para registrar a evolução do projeto, e aferir a existência de qualquer problema com o contrato.  

O seu planejamento também deve indicar a frequência com a qual você olhará para estes objetivos e números. Esta frequência está condicionada aos riscos envolvidos e à complexidade de cada contrato.  

Não faça tudo sozinho. O ideal é que você consiga delegar membros da equipe para o monitoramento de projetos junto com você. Lembre-se de que são muitos detalhes.  

Por fim, garanta que todos estejam a par do seu plano de monitoramento. Documente os detalhes e garanta que os profissionais envolvidos saibam os objetivos, KPIs, e a frequência do monitoramento. 

O que você aprendeu até aqui

O que é gestão de contratos em incorporação imobiliária? 

É a tarefa de garantir que cada detalhe, de cada contrato que envolve um empreendimento, seja cumprido. 

Quais são as fases da gestão de contratos na incorporação imobiliária?  

Pré-contratação, negociação, pré-execução técnica, pré-execução administrativa, repasse ao setor financeiro, execução e encerramento. 

Ouça o CV na Prática e saia na frente na gestão de contratos  

Uma última dica, mas não menos importante, é sobre as integrações entre as soluções digitais que você escolhe. Praticar uma gestão otimizada dos seus processos tem a ver com orientar seu pensamento à automação e ao aprendizado a partir de dados de todo o processo: do planejamento da obra, passando pela execução, pela venda, até o pós-venda.  

Se você já entende a importância de ter com você soluções integradas, vou lhe recomendar o episódio #050 do CV Na Prática, com Guilherme Quandt: O que falta para que a indústria da construção se torne digital?  

Saia na frente!

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