O que é o EAP e como aplicá-lo na sua incorporadora?

Se você é responsável pela gestão de grandes projetos na sua incorporadora com certeza já ouviu falar ou sabe o que é EAP. A sigla, utilizada para resumir o termo Estrutura Analítica de Projetos, está no espectro de interesse de quem pensa e desenvolve estratégias para conquista de resultados. A metodologia é aplicável em projetos que possuem muitas etapas, tarefas e variedade de recursos, como é o caso de projetos de incorporação imobiliária.  

Diante da complexidade de projetos desta natureza, a EAP é uma metodologia que oferece a representação visual e hierárquica das atividades, onde as ações são divididas em partes menores e mais gerenciáveis, otimizando o entendimento e a execução do projeto como um todo.  

Um erro comum na gestão empresarial e de negócios é não dar muita importância ao planejamento, e partir direito para a execução de tarefas, acreditando que as experiências anteriores são suficientes para garantir o sucesso do próximo empreendimento. 

Os problemas começam a acontecer quando, sem ter uma visão clara, detalhada e organizada do escopo, o gerente do projeto e a equipe se perdem nas atividades, suas interdependências e relações. Perdem a capacidade de priorizar, prever riscos, e redirecionar a rota.  

A visualização de um projeto em tarefas menores torna mais fácil a compreensão do trabalho envolvido: a alocação dos recursos, o planejamento de prazos, e a identificação de riscos e desafios. 

Neste artigo eu vou lhe dizer o que é EAP, seus elementos, benefícios e passos para a implementação da metodologia em incorporadoras, além de apresentar exemplos e boas práticas para serem utilizadas no seu dia a dia. Vem comigo otimizar sua gestão de projetos!

Sumário

O que é EAP na prática 

EAP é um esquema gráfico que organiza o escopo de um projeto visualmente, estabelecendo hierarquia entre o tema principal e as partes menores, com o objetivo de deixar o gerenciamento de entregas mais eficiente.  

 Ou seja, simplifica o escopo o apresentando de forma gráfica. 

Como projetos de incorporação ou construção são conhecidos por sua complexidade, o uso da EAP na gestão permite a definição e a priorização clara de etapas como: 

• aquisição de terrenos 
• projeto arquitetônico 
• aprovação legal 
• construção 
• marketing e vendas 

E suas subdivisões:  

• estudos de viabilidade 
• contratação de empreiteiras  
• elaboração de campanhas publicitárias  
• Etc. 

A comunicação entre as equipes da incorporadora também é outro ponto fundamental otimizado quando todos entendem o que é EAP. Ao visualizar a estrutura hierárquica, as responsabilidades de cada equipe e membros podem ser claramente definidas e atribuídas. 

Esta organização impede a sobreposição de tarefas e garante que todos estejam cientes de suas responsabilidades e contribuições para o projeto. Áreas como engenharia, arquitetura, e marketing se interrelacionam no decorrer do trabalho, e podem visualizar as entregas umas das outras, mas cada uma trabalha focada no seu requisito. 

O monitoramento contínuo para o acompanhamento e controle do progresso do projeto também é uma diretriz da EAP. Quando se tem uma visão detalhada das tarefas e entregas, fica mais fácil dos gestores acompanharem de perto o andamento de cada etapa, com o objetivo de identificar possíveis atrasos ou desvios, para corrigi-los em tempo hábil. 

Essa agilidade contribui para a eficiência na gestão do projeto, garantindo que ele seja concluído dentro dos prazos e orçamentos planejados. No caso de projetos de incorporação imobiliária, onde é necessária uma ampla gestão de insumos e mão de obra, por exemplo, o combate ao desperdício e à falta de material é vital.  

Agora que você já entendeu o que é EAP e suas diretrizes, eu vou lhe ensinar sobre os elementos básicos desta metodologia para que você considere implantá-la na sua incorporadora. Vamos ao passo a passo!  

Elementos básicos do EAP para incorporadoras 

Uma Estrutura Analítica de Projetos (EAP) é feita de elementos fundamentais que irão definir a organização e visualização das ações, tarefas, e entregas do projeto imobiliário. 

Estes elementos vão garantir a representação clara e hierárquica do escopo do projeto de forma visual, ao organizarem o trabalho de acordo com algumas regras.  

Vou lhe dizer quais são os principais elementos da EAP: 

Elemento 1 – Decomposição do projeto em tarefas menores  

Ao visualizar o tema ou objetivo principal de um projeto, chega a hora de decompor este tópico em tarefas menores e mais gerenciáveis. Esta decomposição é realizada obedecendo a hierarquia do escopo do projeto, subdividindo os tópicos em: subprojetos, pacotes de trabalho, e atividades específicas. 

Um exemplo de decomposição de um projeto de empreendimento imobiliário em tarefas menores de acordo com a metodologia EAP pode incluir as seguintes etapas: 

1. Definição do escopo do projeto: identificar os objetivos e entregas do projeto. 

2. Divisão do escopo em fases principais: Planejamento, Construção e Vendas. 

3. Divisão das fases principais em tarefas menores: Por exemplo, para Planejamento: obtenção de licenças, contratação de equipe, elaboração de orçamento, etc. Continue dividindo as respectivas fases em tarefas menores. 

4. Identificação dos responsáveis por cada tarefa e dos critérios de aceitação. 

Elemento 2 – Identificação de entregas e marcos  

Definidas as tarefas, a EAP deve identificar as entregas e os “marcos” do projeto. As entregas são os resultados de cada tarefa, que precisam ser observáveis e mensuráveis. 

Os marcos representam pontos de referência de conclusão de cada etapa do cronograma, enfatizando a conclusão de fases significativas. 

Um exemplo de identificação de entrega e marco para uma tarefa de um planejamento de empreendimento imobiliário, segundo a metodologia EAP, pode ser a obtenção de uma licença de construção. Essa tarefa pode ser dividida em várias subtarefas, como, por exemplo: 

1. Preparação da documentação necessária. 

2. Envio da documentação para o órgão responsável. 

3. Acompanhamento do processo de análise da documentação. 

4. Recebimento da licença. 

A entrega dessa tarefa seria a licença de construção em si, e o marco seria a data em que a licença foi recebida. 

Elemento 3 – Código de identificação 

Cada tarefa, do nível mais alto à mais específica, deve possuir um código de identificação exclusivo. Esses códigos são usados para referenciar e rastrear as atividades, tornando mais fácil a comunicação e a atribuição de responsabilidades. O código de identificação é composto por números e letras que indicam a localização do elemento na hierarquia EAP. 

Um exemplo de atribuição de códigos de identificação em um projeto de incorporação imobiliária segundo a metodologia EAP pode ser o seguinte: 

Projeto de Incorporação Imobiliária  

 1.1 Planejamento  

1.1.1 Obtenção de licenças  
1.1.1.1 Preparação da documentação  
1.1.1.2 Envio da documentação  
1.1.1.3 Acompanhamento do processo  
1.1.1.4 Recebimento da licença  
1.1.2 Contratação de equipe  
1.1.2.1 Definição de perfis profissionais  
1.1.2.2 Divulgação de vagas  
1.1.2.3 Seleção de candidatos  
1.1.2.4 Contratação de profissionais  

 1.2 Construção

1.2.1 Preparação do terreno
1.2.2 Fundação
1.2.3 Estrutura
1.2.4 Acabamento

 1.3 Vendas

1.3.1 Definição de estratégia de vendas
1.3.2 Divulgação do empreendimento  
1.3.3 Atendimento a clientes
1.3.4 Fechamento de contratos 

Nesses exemplos, cada elemento da EAP recebe um código identificador que reflete sua posição na hierarquia do projeto. 

Elemento 4 – Organização hierárquica da Estrutura Analítica de Projeto  

Esta é a etapa referente à organização visual dos elementos do projeto apresentados em níveis diferentes. No topo, fica o objetivo geral do projeto, abaixo coloca-se as principais entregas ou fases, seguidas pelas sub entregas, pacotes de trabalho e tarefas individuais. É essa estrutura que otimiza a compreensão e o acompanhamento do trabalho em cada nível, ajudando os gestores a terem uma visão ampla do projeto. 

Assista a estes vídeos para entender como fazer na prática:

Como criar o dicionário de EAP  

Depois da diagramação do documento de EAP do seu projeto, é importante que o gerente também elabore o dicionário. Este é um documento complementar que inclui informações como a descrição do pacote de trabalho, o responsável por ele, os participantes e os critérios de aceitação.  

O dicionário pode ser consultado quando houver dúvidas sobre os pacotes a serem entregues e para elaborar o cronograma do projeto. 

Pensando no público do mercado imobiliário, ele pode ajudar a gerenciar o projeto de forma mais precisa e a garantir que todas as entregas sejam realizadas de acordo com o planejado. 

Pense no dicionário que você usa para consultar o significado das palavras. O dicionário de EAP é um pouco parecido, mas em vez de palavras, ele contém todas as informações e descrições das tarefas, atividades e elementos do seu projeto imobiliário. 

Ele funciona como um guia completo que descreve cada parte do projeto de construção da casa. Por exemplo, se você está construindo uma sala, o dicionário de EAP terá uma entrada específica para a sala, onde você encontrará todas as informações importantes relacionadas a essa parte do projeto. 

Essas informações incluem uma descrição detalhada do que precisa ser feito para construir a sala, quais materiais serão necessários, quem será responsável por cada etapa, prazos de conclusão e até mesmo estimativas de custos. É como se cada elemento do projeto tivesse sua própria página no dicionário, explicando como deve ser realizado. 

O dicionário de EAP serve como uma referência confiável para você e toda a equipe de trabalho, garantindo que todos estejam alinhados e saibam exatamente o que precisa ser feito em cada etapa. É uma ferramenta valiosa para garantir o sucesso do seu empreendimento, pois mantém todos na mesma página e ajuda a alcançar os resultados desejados de forma eficiente. 

O que você aprendeu até aqui

Melhores práticas para a implementação de EAP em incorporadoras 

Mesmo que você já tenha entendido o que é EAP, sabemos que, na prática, a adoção de novas metodologias e ferramentas só alcança sucesso com o engajamento de todos os membros da equipe. Trata-se de um desafio de gestão que exige de você jogo de cintura e capacidade de persuasão.  

Pensando nisso, aqui vão algumas melhores práticas que você pode seguir para garantir que a EAP seja incorporada nos seus processos de gestão de forma eficiente.  

Envolvimento de toda equipe 

Como não poderia deixar de ser, o primeiro ponto é o envolvimento de toda a equipe.  

Quando cada membro tem conhecimentos valiosos sobre as atividades que serão executadas, e o quanto sua contribuição é fundamental para garantir que a EAP esteja completa e precisa, as chances de sucesso aumentam consideravelmente.  

Para isso, é importante realizar reuniões e workshops com a equipe para discutir e definir em conjuntos as tarefas, entregas e marcos do projeto.  

Uso da ferramenta de gerenciamento de projetos  

Assim como a compreensão sobre o que é EAP e como ela pode qualificar o trabalho de gestão, tão importante quanto é a mentalidade do gestor para digitalização. Em especial no mercado imobiliário, conhecido por ser tradicional, a utilização de ferramentas de gerenciamento de projetos, desde softwares especializados até planilhas eletrônicas, que otimizam a atribuição de responsabilidades, o monitoramento do progresso e a comunicação entre os membros da equipe.  

Manter a EAP simples e clara  

Um erro comum na implementação de EAP é tornar a estrutura muito complexa ou detalhada, dificultando a compressão e o uso prático da metodologia. Utilize uma linguagem simples e organize a estrutura de forma lógica, de modo que qualquer pessoa envolvida no projeto possa entendê-la facilmente.  

Comunicação clara e efetiva 

O alinhamento constante da equipe, com a execução de uma comunicação clara e efetiva, é fundamental durante todo processo de implementação da EAP. Garanta que todas as partes estejam informadas sobre as mudanças e atualizações na estrutura.

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• Gestão de tempo e produtividade: venda mais imóveis em menos tempo 
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• As melhores técnicas de gestão para a sua incorporadora 
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• A cultura data driven: Como aplicar na gestão imobiliária 

Gestor, ouça o CV Na Prática e saia na frente  

Se você se interessa pelo tema gestão no mercado imobiliário, considere ouvir o episódio #34 do podcast CV Na Prática: Como simplificar processos no mercado imobiliário? – com Luiz Gripp, COO na Collabo, marca que apoia a jornada de transformação digital no setor imobiliário.