Você utiliza ferramentas de gestão na sua incorporadora? Você sabe para que servem os softwares de gestão imobiliária? É muito comum ouvir falar hoje sobre a digitalização das empresas. Mesmo sendo um mercado que avança lentamente no quesito inovação, o mercado imobiliário nunca esteve tão pressionado a adotar tecnologia nos processos quanto hoje em dia, pós pandemia.
Mas nada adianta adotar novas ferramentas de gestão se você não partir de uma necessidade muito clara da empresa, não souber preparar o time e não tiver uma cultura digital muito bem implementada na incorporadora.
Por isso, muito além das possibilidades das ferramentas de gestão, vamos abordar neste artigo os desafios no processo de digitalização e a real utilidade dos softwares de gestão imobiliária.
Sumário
O que são ferramentas de gestão
Ferramentas de gestão são quaisquer tipos de mecanismos que auxiliam no acompanhamento de processos, na mensuração, na tomada de decisões e geração de valor para os envolvidos (colaboradores e clientes). Os principais benefícios das ferramentas de gestão são:
- previsibilidade;
- controle;
- mais produtividade;
- escalabilidade;
- gestão técnica;
- menos riscos;
- lucratividade.
Existem várias ferramentas de gestão que não são, necessariamente, softwares. Ao contrário do que se pensa hoje em dia, um processo de organização de projeto feito usando apenas caneta e papel é uma ferramenta de gestão. Exemplo de ferramentas de gestão já conhecidas são:
- Análise SWOT: divide em quadrantes as características do negócio. Além de ser um exercício para detectar os pontos fortes e fracos da organização (interna e externamente), a análise SWOT ajuda a decidir onde investir esforços para resolver as dores da empresa;
- 5W2H: Muito simples de ser aplicada, pois parte da premissa que ao responder 7 perguntas básicas (O que? Por que? Onde? Quando? Quem? Como? E quanto?) conseguimos conduzir um projeto de forma mais consciente.
- As cinco Forças de Porter: Tem o objetivo de auxiliar no posicionamento estratégico da empresa no mercado ao analisar a relação dela com a concorrência. Seguindo um roteiro de análise preestabelecido você consegue enxergar com mais clareza qual é o papel da sua empresa no mercado.
Implementação
O mesmo acontece ao contratar softwares para auxiliar a gestão: Antes de começar a usar é preciso saber qual o grau de modernidade da empresa, qual é o seu objetivo e quais são as metas.
Com tantas ferramentas já testadas e validadas, a aplicação parece simples. Porém a maior dificuldade de quem usa essas ferramentas é saber qual e em que momento usar. Para isso, antes de decidir, é preciso que o problema da empresa que você pretende resolver esteja muito claro, bem como onde você quer chegar, quais são as suas metas e em que momento a empresa se encontra, tanto internamente quanto com relação ao mercado.
Software de gestão imobiliária como ferramenta
Partindo do conceito de ferramentas de gestão, é possível aliar tecnologia ao acompanhamento dos processos da empresa e de projetos. Da mesma forma que existem técnicas de gestão para resolver problemas específicos, existem softwares de gestão, que, se alimentados da forma correta, podem servir para vários fins.
Um dos principais benefícios de adotar um software de gestão completo é a possibilidade de ter todas as ferramentas de gestão necessárias num só lugar. Nesse ponto, um software de gestão passa a ter mais um benefício com relação aos métodos tradicionais: a integração das equipes. Mas, para isso, é preciso que todas as áreas da empresa não só usem o software, mas entendam o real motivo de alimentá-lo.
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Os lançamentos imobiliários são ótimos exemplos de situações em que os softwares de gestão podem surtir efeitos muito positivos. Alguns dos principais pontos de um lançamento que são diretamente beneficiados pela adoção de um software de gestão são:
Campanhas de marketing
Antes, durante e após o lançamento um software de gestão pode auxiliar nas campanhas de marketing. Podem ser analisados dados de outras campanhas para entender o que deu certo e o que precisa melhorar. Além disso, os novos dados provenientes da campanha vigente são armazenados na base e servem para tomar decisões que envolvem não apenas a comunicação, mas também as características do imóvel.
Prospecção
É imprescindível acompanhar a jornada das pessoas interessadas no imóvel e gerar dados que ajudam não só a vender mais, mas a traçar perfis ideais para cada tipo de empreendimento. Os períodos de lançamento geralmente recebem um volume maior de leads e, por isso, tudo precisa ser muito bem documentado.
Gestão de disponibilidade
Para evitar vendas duplicadas, por exemplo, um software de gestão é bastante útil pois permite que a disponibilidade do imóvel seja atualizada em tempo real. Se todos os corretores envolvidos estiverem alimentando o sistema, fica difícil perder o controle das vendas.
Um fator que ajuda bastante na hora da eficiência da alimentação do sistema é a facilidade de atualização. Hoje é possível fazer tudo isso através de um celular com aplicativos como o do CV, por exemplo. Por isso é importante ter em mente alguns pontos na hora de contratar esse tipo de ferramenta de gestão.
O que ferramentas de gestão precisam ter?
De forma geral as ferramentas de gestão precisam ser eficientes ao oferecer auxílio na resolução dos problemas da empresa. Da mesma forma que as metodologias tradicionais são passíveis de adaptação, um software também precisa ser adaptável às necessidades da empresa.
Vamos focar aqui nos softwares de gestão como ferramentas para analisar de que forma a tecnologia pode ajudar a tornar as ferramentas de gestão realmente efetivas.
Entendemos que cada negócio tem particularidades e, por consequência, problemas diferentes e soluções únicas. Por isso, para que o acompanhamento dos processos, mensuração e tomada de decisões seja efetivo existem pontos básicos que você precisa analisar ao contratar um software de gestão:
Workflow dinâmico e flexível
Algumas áreas, principalmente vendas e marketing, mudam bastante e dependem de vários fatores externos (como oferta e procura). Por isso é imprescindível que o ambiente de workflow do software seja flexível para acompanhar as mudanças internas e externas à organização.
Intuitividade
Como falei anteriormente, um dos benefícios de um software de gestão é concentrar todas as etapas do processo num só lugar, e, por consequência, integrar todos os setores da empresa para que haja troca de informações.
E um dos pontos básicos para que todos os colaboradores consigam se adaptar ao software é a intuitividade. Se o sistema for intuitivo, o processo de alimentação e análise de dados vai ser mais rápido e a taxa de adesão por todos da empresa vai ser maior.
Visibilidade
O dashboard precisa ser visualmente simples. Como o sistema guarda muitos dados, é normal que fiquemos perdidos na hora da análise. Para otimizar o trabalho de interpretação dos dados, organização é imprescindível. A possibilidade de muitos filtros de busca também ajuda bastante quando você procura algum dado específico. É importante também que o software tenha a opção de gerar relatórios personalizáveis e de forma simples e rápida.
Gestão orientada a dados
Os softwares de gestão oferecem a base necessária para que seja possível fazer uma gestão técnica, que é caracterizada pelo uso de indicadores para tomar decisões.
As ferramentas de gestão tradicionais são bastante úteis no momento de organizar as estratégias e planejar a execução, mas os sistemas online nunca foram tão necessários quanto agora para armazenar dados. E cada vez mais a interpretação desses dados se torna mais complexa.
Inteligência de dados, inclusive, vai muito além de entender de onde veio um lead, seus dados demográficos, produto de interesse… Para que exista realmente uma gestão orientada a dados é preciso ter registrado o comportamento do seu cliente. Por exemplo: que ações ele executou online, como foi o contato dele com os seus anúncios (quantas vezes clicou, por exemplo), como foi a interação dele no chatbot do seu site…
Ter esses dados disponíveis ajuda não só a traçar os perfis e comportamentos dos seus clientes, mas também a saber que estratégias de remarketing adotar. Saber em que momento os profissionais de SDR podem devem entrar em contato com o seu lead, por exemplo.
Gestão além dos leads
Geralmente a gestão de leads é o pontapé inicial que faz com que as incorporadoras procurem ferramentas de gestão, principalmente online. É compreensível, já que grande parte do público das empresas está hoje na internet e é preciso administrar muito bem as oportunidades que surgem no ambiente digital.
Porém, é importante esclarecer que, apesar disso, a internet não é o único meio de prospecção. Não temos como saber, por exemplo, se um lead viu um outdoor e foi pesquisar sobre o empreendimento em seguida, ou se o primeiro passo foi pesquisar na internet.
Essas situações também podem e devem ser catalogadas num software de gestão, e um dos benefícios nesse ponto é que você pode aplicar pesquisas online para saber onde foi o primeiro contato do lead com o seu produto.
No entanto, a gestão de leads é apenas uma etapa em todo o processo e para que as ferramentas sejam mais assertivas, a integração do início ao fim do processo num só lugar é a chave, pois antes e depois da entrada do lead no seu sistema de gestão acontecem muitas outras etapas.
Pós-venda
Inclusive, uma etapa ainda muito negligenciada é a etapa de pós-venda. Geralmente, apenas grandes incorporadoras fazem a gestão do pós-venda através de indicadores (por exemplo volume de atendimento ou volume de reclamações). Isso é um erro, já que essas ferramentas de gestão são acessíveis e incorporadoras de qualquer tamanho podem se beneficiar.
Funil de vendas aplicado
Também é um erro pensar que apenas a captação de leads oferece insumos necessários para aplicar as técnicas de funil de vendas. Com base em comportamentos padrões (que você consegue traçar ao longo do tempo, alimentando o sistema), você consegue perceber hábitos de comportamento dos leads e projetar um funil de vendas muito mais funcional.
Exemplo: se você percebeu que famílias compostas por um casal e filhos geralmente demoram mais tempo para decidir a compra, pesquisam mais e são mais criteriosas, você precisa levar em consideração esse tempo de jornada específico na hora de montar o seu funil.
Ferramentas de gestão e a cultura digital
Como falei anteriormente, não adianta usar ferramentas de gestão online porque outras empresas estão usando. Antes de tudo você precisa entender por que está usando e de que forma pode engajar o time a usar também.
Novas formas de procurar imóveis
É fato que a pandemia acelerou as discussões sobre a digitalização. No nosso contexto do novo normal, todas as pessoas envolvidas no processo da compra e venda do imóvel precisam usar tecnologia, principalmente porque agora a forma do cliente procurar um imóvel mudou.
A ascensão de plataformas de anúncio de imóveis como o Quinto andar, Viva Real e Zap+ são provas disso. E apesar do que alguns profissionais de venda pensavam, a autonomia do cliente na busca por imóveis não diminui a importância do atendimento. A diferença é que agora um corretor de imóveis, por exemplo, tem mais tempo para focar em outras técnicas de venda, como as vendas consultivas.
A relação dos corretores de imóveis com a tecnologia
E claro que isso resulta numa reação em cadeia: porque o cliente está mais online, os corretores também precisam usar mais as ferramentas tecnológicas (para anunciar imóveis, escriturar, fazer visitas etc.) e as construtoras e incorporadoras precisam acompanhar todo esse processo de forma digital.
Outra questão que impulsiona a digitalização é que o tempo do cliente está mais escasso do que nunca. Muitas vezes o corretor não consegue tempo suficiente do cliente para visitar imóveis e, por isso, os profissionais de venda precisam ter mais dados sobre os clientes para serem mais assertivos.
Para se aprofundar em questões sobre a digitalização do atendimento, acompanhe esse episódio do CV na Prática:
Implantação das novas ferramentas de gestão
Antes de tudo, é necessário que as questões acima fiquem claras para todos os times. Você, gestor, pode fazer isso mostrando exemplos da jornada de compra hoje em dia, o que mudou com os softwares de gestão, etc.
É importante que fique claro também que todo o processo está conectado. Então, se o cliente está online e o corretor também, é preciso que os profissionais que têm processos anteriores à venda gerem valor para quem está na ponta. Oferecer leads qualificados aos corretores é um exemplo de como fazer isso.
No processo de implantação de um software de gestão é recomendável que exista uma pessoa ou um núcleo responsável por gerenciar as ferramentas de gestão tecnológicas, que seja responsável por montar o fluxo do uso do software (Treinamento -> alimentação -> dados).
É necessário também ouvir as dores de todos os setores da empresa para conseguir mostrar de que forma as ferramentas de gestão online são úteis na produtividade pessoal e do grupo.
Conclusão
As ferramentas de gestão já eram testadas antes de existir um ambiente digital tão estruturado quanto hoje. Por isso a tecnologia, aliada a métodos já testados e validados, é importante na gestão dos processos.
Ao escolher uma ferramenta de gestão online, leve em consideração os pontos abordados acima e lembre-se sempre de, antes de tudo, procurar entender a necessidade de um software de gestão. Pense com clareza nos problemas que você precisa resolver para que seja entender de que forma um software vai te ajudar.
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FAQ: Perguntas frequentes sobre ferramentas de gestão
São quaisquer tipos de mecanismos que auxiliam no acompanhamento de processos, na mensuração, na tomada de decisões e geração de valor para os envolvidos (colaboradores e clientes).
Softwares de gestão são ferramentas que unem boas práticas de gestão e tecnologia para criar um ambiente digital que pode ser alimentado e gera dados para apoiar na tomada de decisão.
Os principais benefícios são Previsibilidade, Controle, mais produtividade, escalabilidade, gestão técnica, menos riscos, lucratividade.
