A emissão de contrato é uma etapa crucial nas movimentações de qualquer empresa. Empresas B2B e B2C precisam lidar com vários contratos diariamente, sejam eles feitos para os consumidores finais, fornecedores, colaboradores, etc.
O objetivo de todo contrato é assegurar todas as partes envolvidas com relação aos direitos e deveres frente à determinada ação e as penalidades oriundas do descumprimento do acordo.
A etapa de contratos envolve, inclusive, não só a emissão, mas também o monitoramento e armazenamento do documento.
Mas sempre surgem algumas dores e dúvidas na hora de emitir contratos como por exemplo quem emite, quem gerencia, qual a validade jurídica, etc.
Enquanto software de gerenciamento de relacionamento com o cliente, o papel do CV é otimizar e garantir segurança aos processos. A emissão de contrato é um deles. Vou explicar neste artigo de que forma o CV auxilia na otimização da emissão e como conseguimos garantir a segurança do processo.
Sumário
Ferramentas Digitais na otimização da emissão de contrato
A gestão de contratos inclui uma série de medidas como o planejamento, o acompanhamento de prazos e termos, a própria criação do contrato, etc.
Além disso, estamos falando da gestão de vários contratos dentro de uma empresa. Na indústria da construção isso é ainda mais complexo.
Visto que precisamos fazer a gestão de muitos contratos, com finalidades diferentes, é interessante que ferramentas digitais sejam usadas nesse processo para assegurar a organização, a gestão e a segurança dos contratos.
Além disso, a agilidade na emissão de contrato é um ponto crucial na relação com o seu cliente. O processo de compra de um imóvel não é rápido. Mas para tornar o mais ágil possível existem algumas medidas que podemos tomar e o uso de ferramentas digitais é a maior delas.
Ter modelos de contratos prontos, agilizar o preenchimento e organizá-los por tipos são algumas tarefas que podem ser bastante otimizadas com uma ferramenta digital.
Otimização da emissão de contrato no CV CRM
Sempre falamos aqui no CV que precisamos tornar o processo de compra e venda de um imóvel menos burocrático, mais rápido e simples. Juridicamente, no Brasil, esse processo já é bastante burocrático e longo. Por isso procuramos sempre desenvolver soluções para otimizar as etapas.
Algumas dessas soluções são voltadas para a emissão de contrato, que por si só, já é uma etapa bastante complexa.
Algumas formas que encontramos no CV para otimizar a emissão de contratos foram:
- Preenchimento automático do contrato;
- Organização e contrato acessível para o cliente;
- Emissão de contrato com assinatura eletrônica;
- Organização em tipos e modelos de contrato
Abaixo listei algumas das soluções do CV para otimizar a emissão de contrato:
Preenchimento automático do contrato
Para cumprir uma das promessas do CV, que é transformar o processo de compra e venda de imóveis o mais prático e ágil possível, criamos algumas funções para que os contratos sejam preenchidos de forma rápida e fácil, uma delas é a adoção de variáveis no cadastro de contratos.
Quando cadastramos um contrato no CV, temos a opção de adicionar variáveis, isso significa que os campos onde a variável foi adicionada vão ser preenchidos automaticamente.
Exemplo: Se você envia um contrato de compra e venda para um cliente, todos as informações dele que precisariam ser preenchidas como nome, idade, endereço, nacionalidade, etc vão ser preenchidas automaticamente. Isso otimiza bastante tempo do tanto do contratante, quanto do contratado.
Veja também como a cláusula resolutiva influencia nos contratos de compra e venda.
Você pode adicionar diversas variáveis para que boa parte do contrato seja preenchido automaticamente. Algumas delas são:
- Variáveis do cliente;
- Variáveis do associado;
- Variáveis da série de pagamento;
- Variáveis do empreendimento;
- Variáveis da empresa;
- Variáveis da reserva;
- Variáveis do corretor;
- Etc.
Veja como cadastrar um contrato e adicionar variáveis no CV:
Organização e contrato acessível para o cliente
O seu cliente também precisa ter acesso aos contratos de forma fácil e na hora que ele precisar, sem necessidade de fazer solicitação. Pensando nisso, no Portal do Cliente Sienge by CV CRM, o cliente tem acesso a todos os contratos através do menu “meus contratos”
Claro que esse processo também precisa ser seguro para ambas as partes e, por isso, o contrato vai estar disponível para consulta do cliente apenas quando ele assinar e o contrato for validado.
Além disso você também precisa habilitar a opção “exibir contrato” nas “permissões do cliente”. Ou seja, tudo isso é controlado por você.
Veja mais detalhes sobre os contratos no Portal do Cliente.
Organização em tipos e modelos de contrato
Na rotina da incorporadora, os contratos precisam ser emitidos com agilidade, sejam eles para clientes, fornecedores, órgãos externos, etc. Uma medida que torna esse processo mais ágil é ter tipos e modelos de contratos prontos.
Por isso, no CV, você também pode cadastrar os seus contratos por tipos. Ao cadastrar os tipos, você otimiza a emissão de contrato quando for necessária.
Com o tipo criado, basta selecionar o contrato necessário no momento da emissão e o seu modelo vai ser gerado evitando retrabalho.
Veja como funciona o cadastro por tipos de contrato.
Além disso, ter modelos de contrato também pode agilizar o processo. Uma dor muito comum entre os profissionais que precisam emitir contratos é a validade jurídica de modelos existentes na internet. Quando percebemos essa dor criamos alguns templates de contratos em parceria com a Advocacia Rodella.
Essa é uma iniciativa para garantir a agilidade e a segurança da emissão de contrato. Para saber mais sobre os modelos de contrato no CV, veja o vídeo abaixo:
Emissão de contrato com assinatura eletrônica
Uma das variáveis existentes nos contratos são as de assinatura eletrônica. Através do uso dessa variável você pode adicionar de forma rápida os campos de assinatura para cada pessoa envolvida no processo, por exemplo: assinatura do cliente, de um associado, de testemunha externa, da incorporadora, etc.
Visando transparência e organização também adicionamos uma variável de assinatura referente a comissão. Ao ser adicionada ao contrato, os dados de comissão cadastrados na reserva serão automaticamente transportados para o contrato. Lá você pode especificar os envolvidos na comissão, ou seja, quem vai assinar. Você pode solicitar, por exemplo a assinatura do corretor, de uma imobiliária e de um usuário administrativo do sistema.
Veja como essa e outras funcionalidades influenciam na experiência com CRM.
Veja com mais detalhes como utilizar as variáveis de assinatura na emissão de contrato:
O que você aprendeu até aqui
O objetivo de todo contrato é assegurar todas as partes envolvidas com relação aos direitos e deveres frente à determinada ação e as penalidades oriundas do descumprimento do acordo.
Existem vários modelos de contrato disponíveis na internet, porém não é possível saber a validade jurídica de cada um deles. O mais recomendado é que você procure fontes seguras para redigir modelos de contrato ou use modelos prontos disponíveis em softwares de gestão como o CV CRM.
Através de medidas como o preenchimento automático do contrato, a disponibilização de modelos prontos, a organização na hora de procurar contratos específicos e histórico, a possibilidade de cadastros por tipo de contrato e de assinatura eletrônica.
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