Saber gerenciar tempo hoje em dia seja, talvez, a chave para o sucesso dos corretores de imóveis. Num mundo onde tempo é dinheiro, nós vendemos e compramos tempo a todo momento. Quando contratamos um profissional de limpeza, por exemplo, estamos comprando o tempo que gastaríamos limpando a casa. Uma pessoa que busca um imóvel e procura você, corretor, está comprando o seu tempo.
Gerenciar tempo tem ligação direta com os resultados das suas vendas, pois venda é um processo e cada etapa leva um tempo específico para ser realizada. Parece simples, mas, principalmente para os profissionais autônomos como os corretores de imóveis, pode gerar dores de cabeça, já que são muitas tarefas para gerenciar e a iniciativa precisa partir de você.
No artigo de hoje, vamos falar sobre como gerenciar tempo da melhor forma: O que fazer e o que não fazer.
Sumário
O que não fazer ao gerenciar tempo
Decidi começar este artigo de uma forma não tão óbvia: falando sobre os erros no gerenciamento do tempo, pois antes de perceber as boas práticas dos corretores de imóveis, percebi alguns erros comuns que precisam ser eliminados antes de começar a criar bons hábitos para gerenciar tempo. Alguns deles são:
Achar que algumas tarefas são perda de tempo
É um erro comum achar que ao pular etapas estamos economizando tempo. Um exemplo de como isso não funciona é querer vender um imóvel a todo custo, antes mesmo de conhecer a fundo o seu cliente. Não adianta cair na armadilha da tentativa e erro, pois, estatisticamente, é mais fácil acertar quando você tem respaldo do que quando tenta sem planejamento prévio.
Não respeitar o processo
Além de pular etapas, não dar a devida importância a cada uma delas é outro erro comum, pois no momento da venda é preciso que você tenha uma visão ampla de todo o processo que levou até ali. Respeitando todas as etapas das atividades que você precisa realizar, você também evita retrabalho e, consequentemente, economiza tempo.
Não qualificar o lead
A qualificação do lead é um exemplo de que respeitar o processo traz bons resultados. Além de ter mais dados sobre o seu cliente, podendo ser mais assertivo na sua proposta de venda, é possível que a sua carteira de clientes aumente, já que você pode trabalhar com diferentes clientes em diferentes estágios do funil de vendas.
Não qualificar os leads diminui a probabilidade de venda e, se acontecer muitas vezes um cenário em que o cliente não compra no momento e não volta posteriormente, o tempo que você investiu nesse cliente vai ter se perdido.
O que fazer ao gerenciar o tempo
O contrário também acontece: existem boas práticas compartilhadas por corretores de imóveis de sucesso que mostram ótimos resultados e são facilmente aplicáveis. Contudo, todas elas precisam de prática e constância. É normal que cada corretor tenha a sua forma de gerenciar tempo, mas de forma geral, os profissionais de sucesso compartilham das seguintes práticas:
Planejamento
O planejamento vai além de distribuir tarefas em horas. De forma mais macro, diz respeito aos objetivos e metas. Você só vai conseguir realizar pequenas tarefas, como as tarefas da semana ou do dia, se souber onde quer chegar.
Se você vendeu x imóveis no ano anterior e, no ano corrente o seu objetivo é vender o dobro, você precisa traçar caminhos executáveis para isso acontecer, ou seja, dividir as suas tarefas. Por isso é importante ter um planejamento de longo prazo e alguns de curto prazo.
O mais comum é pensar num planejamento anual, subdividir em planejamentos mensais e, no decorrer do ano, planejar a semana e os dias. Isso funciona muito bem quando o assunto é gerenciar tempo, pois no dia a dia não precisamos perder tempo pensando no que é preciso ser feito e podemos focar na melhor forma de executar a tarefa.
Existem alguns caminhos para investir o seu tempo no planejamento:
Traçar um padrão de mercado
O mercado imobiliário, assim como outros segmentos, está sempre se adaptando. No entanto, alguns fatores são inerentes e são bastante perceptíveis para quem está imerso no mercado. Algumas dicas básicas para entender os padrões do mercado são:
- observar ações importantes que acontecem todo ano, como eventos anuais, palestras, seminários e outros;
- ficar atento aos fatores sazonais, como épocas de aumento e queda nas vendas;
- observar a concorrência: estudar os perfis de outros corretores de imóveis, o número de corretores ingressando no mercado, novas especializações etc.
Se manter atualizado
Saber como o mercado está se comportando, mudando e evoluindo ajuda a guiar os seus próximos passos. Vale a pena:
- anotar os lançamentos importantes que vão acontecer durante o período planejado;
- onde e de que forma o seu público está investindo em imóveis, como por exemplo em que regiões e que tipos de imóveis;
- listar e acompanhar especialistas no mercado imobiliário.
Traçar Tendências
Baseando-se no que sempre acontece e na movimentação atual do mercado, levantar hipóteses e fazer previsões sobre os próximos meses e anos é uma ótima forma de se planejar para gerenciar tempo da melhor forma. Fique atento:
- às novas tecnologias;
- às novas formas de moradia;
- às mudanças no comportamento dos investidores;
- às previsões das construtoras e incorporadoras.
Veja algumas tendências para 2023.
Organização
Essa é uma questão muito importante para gerenciar tempo que vai muito além da organização espacial. No livro Produtividade Máxima, a autora Tamara Myles ilustra muito bem a produtividade através da hierarquia da Pirâmide de Maslow. Ela divide o segredo da produtividade em cinco níveis.
Os dois primeiros níveis dizem respeito à organização espacial e à organização eletrônica. Segundo a sua lógica, os níveis seguintes (gerenciamento do tempo, alinhamento entre atividades e objetivos e possibilidade) só funcionam se os dois primeiros níveis de organização estiverem em dia. A ilustração abaixo ajuda a entender melhor essa hierarquia:
De forma resumida, é muito mais difícil gerenciar tempo, alinhar as atividades e encontrar possibilidades se você ainda não domina os sistemas de organização. Organizar primeiro o espaço em que você trabalha e posteriormente ordenar as suas informações online é o primeiro passo para que a magia do gerenciamento do tempo aconteça.
Plataformas como um CRM imobiliário suprem da melhor forma a necessidade de organização eletrônica na medida em que armazenam informações e as organizam de forma automática.
Prioridades
Priorizar tarefas também faz parte da organização, mas vale um tópico específico, pois é mais uma tarefa que parece simples, mas precisa ser executada com cautela. É muito comum que o corretor de imóveis fique confuso a respeito do que é ou não prioridade e com tantas tarefas a serem executadas, é imprescindível estabelecer a ordem de prioridade.
Para ajudar a descrever essa ordem, existe uma matriz de gerenciamento de tempo: A Matriz Eisenhower. Essa técnica ajuda a saber por onde começar as tarefas e te tirar da zona de conforto. Basicamente funciona da seguinte forma: você vai dividir as suas tarefas em quatro categorias de forma visual. Anote as tarefas urgentes e não urgentes e as importantes e menos importantes.
Em cada quadrante existe uma ação e, de acordo com as tarefas de cada quadro, você vai perceber o que fazer com cada uma delas e quais priorizar. Veja o exemplo abaixo:
Para se aprofundar no conhecimento sobre a priorização de tarefas veja o vídeo abaixo:
Autoconhecimento
Esse é um ponto frequentemente ignorado quando o assunto é gerenciamento de tempo, mas muito importante, principalmente para profissionais como corretores de imóveis.
Uma técnica de gerenciamento de tempo que falei acima é a subdivisão das tarefas diárias. Ao dividir uma tarefa grande em pequenas partes é preciso que você separe um tempo para que cada tarefa seja executada. É importante lembrar que nem todos os corretores funcionam da mesma forma: algumas pessoas são mais produtivas em horários específicos do dia e isso pode não ser igual para todos.
Saber em que momentos você produz mais e alocar tarefas mais complexas nesse período de tempo é uma prática que só acontece quando nós conhecemos a fundo a nossa forma de trabalhar. Por isso a dica aqui é:
- perceba os melhores horários para você;
- que tarefas você gosta mais ou menos de executar;
- o tempo que você leva para cada tarefa;
- que habilidades você precisa desenvolver ou melhorar.
Leia também: Corretor: Saiba como captar mais imóveis e expandir sua carteira
Tecnologia
A tecnologia é aliada na hora de colocar em prática todas as técnicas de gerenciamento de tempo que falei acima. Com ferramentas de produtividade online, por exemplo, você consegue acelerar muitas etapas do processo.
Existem diversas ferramentas para gerenciar tempo disponíveis no mercado, como as ferramentas de trabalho e performance, aplicativos de comunicação empresarial, ferramentas de B.I, aplicativos de armazenamento de informações, de divisão de tarefas, etc.
Falamos sobre algumas dessas ferramentas de produtividade num dos artigos do Blog do CV.
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FAQ: Perguntas frequentes sobre gerenciamento de tempo
Existem técnicas testadas e validadas que ajudam na produtividade através do gerenciamento do tempo. Algumas delas são: saber as etapas de um planejamento, entender os tipos de organização, saber priorizar tarefas, ter autoconhecimento e usar a tecnologia ao seu favor.
Não ignore tarefas básicas, respeite todas as fases do processo, não pule as etapas de qualificação dos seus leads.
É uma ferramenta de gerenciamento de tempo que ajuda na tomada de decisão em relação às suas tarefas através da priorização e da organização da ordem de execução de cada uma.
