Relatório de Visita Técnica: Definição e passo a passo para desenvolvê-lo

O Relatório de Visita Técnica é uma etapa essencial para o desenvolvimento das obras de um empreendimento. 

A logística e organização são os pontos chave da construção civil, e a execução dos projetos deve priorizá-las, pois qualquer intercorrência impacta diretamente o mercado imobiliário e a lucratividade da incorporadora ou construtora responsável. 

Seguir a ordem de solicitação de serviços é o que garante a assertividade de um empreendimento, e é exatamente por isso que o relatório de visita técnica deve ser feito durante o levantamento do edifício ou da residência. Quando bem estruturada, essa etapa beneficia todos os envolvidos no processo de construção, desde os funcionários até o incorporador.  

Nesse artigo, irei abordar as principais características desse conceito e explicar a sua importância. Além disso, separei um passo a passo que ajudará você a elaborar o seu próprio relatório de visita técnica. 

Imagem do guia da qualificação de leads

Sumário

Relatório de visita técnica: duas pessoas num canteiro de obras, olhando para um papel.

Relatório de Visita Técnica: O que é?

Antes de avançar na construção de um empreendimento é necessário averiguar as condições em que a propriedade ou terreno se encontram. Assim, através de um relatório técnico realizado diante de uma ordem de serviço é o que validará a obra e possibilitará sua continuidade.  

A visita técnica auxilia e acompanha o desenvolvimento, manutenção, instalação ou auditoria de construções em andamento e o relatório gerado a partir dessa inspeção irá prevenir e fiscalizar o trabalho. Esse procedimento é realizando dentro do campo de obras e detalhando o procedimento e as observações realizadas. 

O relatório de visita técnica é o diagnóstico documentado sobre as análises dos equipamentos com a função de solicitar correções e evitar intercorrências futuras. É, através desse, que as operações e serviços em obras regulamentam-se e condicionam materiais de trabalho conservados e seguros. 

Categorias de Relatórios

Todo o processo de construção exige organização e caracteriza-se pelo andamento produtivo das obras. Entretanto, isso só se torna possível com a elaboração de uma descrição das condições do canteiro, equipamentos e trabalhadores durante o desenvolvimento do projeto

Assim, para que essas análises sejam eficazes, podemos dividi-las por: 

  • Relatório de Acompanhamento de Obra  
  • Relatório Fotográfico 
  • Relatório de Visita Técnica para Manutenção 
  • Relatório de Visita Técnica Digital 

Cada tópico é baseado no prolongamento da utilidade dos equipamentos e, obviamente, na segurança da equipe. Portanto o relatório de acompanhamento está integrado aos relatórios técnicos de manutenção e digital e são potencializados pelo fotográfico, visto que é um registro histórico imagético da execução de tarefas e do estado dos equipamentos durante a realização dos serviços.   

A importância do Relatório de Visita Técnica

O relatório de vistoria técnica é um documento que assegura o cumprimento das normas das obras. É essencial que seja feito por um especialista e informe dados primordiais, evitando assim que a construção sofra embargos jurídicos e necessite de uma perícia minuciosa caso ocorram acidentes ou o descumprimento de leis ambientais e trabalhistas

Assim como o relatório, as Perícias de Engenharia na Construção Civil possuem um modelo de acordo com a ABNT, que regulamentam e encaminham o responsável pela averiguação de obras com solicitação jurídica dessa segundo as normas da IBAPE

Para evitar incidentes e a necessidade de uma perícia, as condições do canteiro de obras devem ser datadas de forma antecedente à finalização da fase de acabamento. É exatamente por isso que os tópicos analisados em uma visita são: 

  • Área de vivência, vestiário e obra 
  • Verificação de equipamento de proteção 
  • Averiguação do funcionamento das máquinas 

Esses visam colaborar com a construtora responsável não apenas na vida útil dos ativos maquinários, mas na manutenção da segurança e na previsibilidade orçamentária e de possíveis incidentes. Muitas vezes o conceito de como elaborar um relatório de visita técnica pode ser confundido com o de elaboração de um laudo pericial, portanto irei abordar as diferenças e qualificações de ambos a seguir. 

Relatório X Perícia

Como todo processo de produção é necessário que um procedimento ocorra para normatizar e organizar o desenvolvimento de um produto ou serviço. No setor de construção civil a documentação das obras é fundamental, pois evita problemas antes, durante e depois da elaboração e finalização do empreendimento

É, portanto, imprescindível que saibam como montar um relatório de visita técnica e aplicá-lo no início do processo de obras para que se evite transtornos que necessitem de uma perícia para apurar os motivos desses. Ambos os conceitos podem ser confundidos, e esclarecerei suas diferenças a seguir. 

Um relatório de visita técnica é a exposição, por escrito, de uma observação contratada com o objetivo de documentar o estado de uma construção, as condições dos maquinários utilizados e a vigência de regras e deveres trabalhistas. Além disso, o processo é feito para comprovar que os fatos previamente apresentados pela empresa contratante condizem com a realidade do ambiente de obras

Já a perícia é uma atividade imposta diante de complicações e eventos não programados, avaliando as possíveis causas que motivaram a ocorrência. É feito por um perito designado com esse fim, mas também poderá realizar a verificação e avaliação do estado de bens, custos e direitos após determinados incidentes. 

Relatório de Visita Técnica em Obras

Relatório de visita técnica: close numa pessoas segurando um papel com o título "Inspection checklist report". Com a outra mão, ela mede o comprimento de uma parede.

A segurança durante a construção de um empreendimento é essencial para o andamento das obras, e, principalmente, para garantir que os profissionais envolvidos estejam adequadamente equipados enquanto prestam serviços à construtora.  

Imagem do lançamento imobiliário na prática

Não se trata apenas da segurança do trabalhador, mas do empreendimento em si e da própria incorporadora ou construtora responsável per esse. Reafirmando que, o relatório de visita em obras evita a ocorrência de incidentes no canteiro e colabora com a análise do desenvolvimento da obra e a elaboração de planos para gastos que poderão se sobressair ao orçamento inicial. 

Dessa forma, a visita técnica colabora com a orientação das equipes no plano de desenvolvimento, garantir a produtividade, expor reparações necessárias nos equipamentos diários e replanejar ou averiguar os materiais primordiais do projeto. Essa etapa é fundamental para garantir uma construção segura e a entrega do empreendimento dentro do prazo pré-estabelecido. 

Então, já que compreendeu sua importância, você deve estar perguntando “como iniciar um relatório de visita técnica”? Exporei o passo a passo do relatório detalhadamente logo mais, entretanto, para colaborar com a evolução de conhecimentos, separei dicas rápidas para que você compreenda melhor esse conceito.

Tecnologia X Relatório de Visita

Relatar todos os equipamentos e funcionários presentes em um canteiro de obras assim como as situações diárias durante a visita demandam tempo. Escrever cada passo apenas em uma prancheta é, atualmente, ultrapassado já que o mercado de construção civil está cada vez mais alinhado à tecnologia

O papel e caneta ainda são fundamentos da produção de um relatório, pois são mais práticos de manusear dentro do ambiente de obras. Porém, digitalizar as informações, organizar os dados de forma produtiva e possibilitar a consulta rápida com um buscador facilitam, e muito, a entrega do relatório de visita

Mas, como elaborar um relatório de visita técnica digitalmente? É simples, basta que o engenheiro responsável disponha de uma ferramenta de otimização e armazenamento de dados. Os softwares de gerenciamento potencializam o serviço e automatizam o preenchimento e consulto do relatório através de: 

  • Nome do cliente 
  • Categoria 
  • Colaborador responsável 
  • Ordem de serviço 
  • Período de pesquisa  
  • Formulário preenchido 
  • Etiqueta de segmentação 

Um exemplo de ferramenta de gestão de excelência que pode ser ligada à retenção de dados de uma visita técnica CV CRM. Essa tecnologia assegura ao responsável pelo relatório a verificação e fornecimento das informações de campo com agilidade e menores índices de retrabalhos. 

Além disso, reduz os custos e promove o arquivamento dos relatórios de visitas técnicas em uma nuvem, proporcionando segurança e o acesso remoto aos dados disponíveis nessa. Também é sustentável, pois abdica do uso de papel e ainda é produtivo e prático na utilização diária. 

Passo a passo de um Relatório de Visita Técnica

Relatório de visita técnica: imagem de três blocos de madeira de diferentes cores. Cada um deles está mais alto que o anterior formando uma escada. Acima  uma seta indicada para cima.

1. Adequações do relatório

Estabelecer parâmetros facilita a anotação detalhada do que deverá constar no relatório, portanto, é preciso que as páginas referentes ao documento dividam os tópicos de:  

  • Obra 
  • Local 
  • Data de início 
  • Número da folha 
  • Nome do Fiscal 
  • Contratada 
  • Prazo de finalização 
  • Tempo (decorrido e restante) 
  • Operacionalidade do maquinário 
  • Numerar o pessoal de obra direto (engenheiro, eletricista, mestre, pedreiro…) 
  • Quantidade de pessoal de obra indireto (terceirizados) 
  • Serviços da obra em andamento 
  • Serviços da obra concluídos 
  • Ocorrências diárias 
  • Observações e recomendações 

Ainda, ao final do relatório é crucial que a assinatura do contratante e do contratado para a fiscalização constem com data. Isso valida e assegura o serviço prestado.  

2. Reúna dados

Todas as informações construirão um relatório eficiente e consultivo. É essencial que esse descreva exatamente quem contratou o serviço de averiguação e relação de obras, portanto além dos tópicos anteriormente citados informe-se e documente

  • CPF ou CNPJ do contratante 
  • Endereço completo e contato 
  • Objetivo da visita  
  • Tipo de serviço contratado 

Esses dados auxiliarão no contato, logística de deslocamento e cobrança pelos serviços prestados, alinhamento da relação entre as partes envolvidas no processo e da execução correta do relatório técnico

Responsabilizar-se pelo controle e inspeção do canteiro de obras poderá ser um definidor de contatos com incorporadoras e construtoras, portanto, atente-se à organização e detalhamento de todas as etapas do processo de relatar a visita

3. Descreva as ações

O principal objetivo de fazer um relatório de uma visita técnica é registrar todas as observações. Isso porque problemas só poderão ser solucionados se forem encontrados e explicados.  

Descrever detalhadamente todas as informações e ações realizadas demonstram profissionalismo e interesse pelo serviço prestado. Por isso para aprimorar o relato: 

  • Obtenha registros fotográficos 
  • Localize o responsável pela organização da construção 
  • Registre o número de trabalhadores e dos equipamentos 

Assim, garante-se que a tarefa solicitada será cumprida, que o maquinário avaliado se encontrava no local e em determinada condição. Além disso, as anotações extras detalhadas asseguram ao responsável pelo relatório a adição de valores, caso necessário, e até mesmo a previsibilidade de uma nova visita. 

4. Organize um cronograma

Programar-se é a base da produtividade, e isso vale objetivamente para a elaboração de um relatório de visita técnica eficiente. A documentação deve ser informativa e todo o processo deverá pautar dados cruciais, por isso o tempo demandado é grande e administrá-lo pode ser a tarefa mais difícil a ser realizada. 

Portanto, durante a prestação de serviços: 

  • Considere rotas 
  • Defina a visita em diária, semanal ou mensal 
  • Estabeleça tempo para atender emergências 

Isso evitará o descumprimento de tarefas e não afetará o prazo de entrega do relatório, assim como possibilitará ao responsável prestar serviços para mais de um contratante. Também colaborará com a identificação e remanejamento de atendimentos emergenciais e a produtividade dos projetos

5. Disponha de pesquisa

A fidelização de clientes acontece através de uma relação, e essa é fortalecida quando o prestador de serviços disponibiliza uma pesquisa de satisfação. Essa é importante para compreender o desempenho e demonstrar a preocupação com a opinião do cliente.  

Encaminhe para o contratante uma pesquisa que contenha: 

  • Nome do acompanhante da visita 
  • Escala de 0 a 10 em relação a probabilidade de indicação 
  • Campo de observação, facultativo, para que o cliente exponha sua resposta pessoal 

Além do mais, o feedback auxilia na construção de uma carteira de clientes e na fidelização de serviços. Empresas costumam trabalhar com prestadores que lhes fornecem confiança e assertividade e demonstrar que a opinião dessas importam é um passo a mais para ser o primeiro nome em sua lista quando uma visita for solicitada à um novo empreendimento

O que você aprendeu até aqui:

O que é um relatório de visita técnica?

Refere-se à um serviço de manutenção, inspeção, instalação ou auditoria solicitado por um contratante. É fundamental para acompanhar o desdobramento e a evolução, principalmente, de uma construção do setor civil. 

Como finalizar um relatório de visita técnica?

Apresente o documento com todas as informações e fotos recolhidos durante o processo de averiguação e encaminhe ao contratante para a aprovação e mensuração dos resultados obtidos.  

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