O Relatório de Visita Técnica é uma etapa essencial para o desenvolvimento das obras de um empreendimento.
A logística e organização são os pontos chave da construção civil, e a execução dos projetos deve priorizá-las, pois qualquer intercorrência impacta diretamente o mercado imobiliário e a lucratividade da incorporadora ou construtora responsável.
Seguir a ordem de solicitação de serviços é o que garante a assertividade de um empreendimento, e é exatamente por isso que o relatório de visita técnica deve ser feito durante o levantamento do edifício ou da residência. Quando bem estruturada, essa etapa beneficia todos os envolvidos no processo de construção, desde os funcionários até o incorporador.
Nesse artigo, irei abordar as principais características desse conceito e explicar a sua importância. Além disso, separei um passo a passo que ajudará você a elaborar o seu próprio relatório de visita técnica.
Sumário
Relatório de Visita Técnica: O que é?
Antes de avançar na construção de um empreendimento é necessário averiguar as condições em que a propriedade ou terreno se encontram. Assim, através de um relatório técnico realizado diante de uma ordem de serviço é o que validará a obra e possibilitará sua continuidade.
A visita técnica auxilia e acompanha o desenvolvimento, manutenção, instalação ou auditoria de construções em andamento e o relatório gerado a partir dessa inspeção irá prevenir e fiscalizar o trabalho. Esse procedimento é realizando dentro do campo de obras e detalhando o procedimento e as observações realizadas.
O relatório de visita técnica é o diagnóstico documentado sobre as análises dos equipamentos com a função de solicitar correções e evitar intercorrências futuras. É, através desse, que as operações e serviços em obras regulamentam-se e condicionam materiais de trabalho conservados e seguros.
Categorias de Relatórios
Todo o processo de construção exige organização e caracteriza-se pelo andamento produtivo das obras. Entretanto, isso só se torna possível com a elaboração de uma descrição das condições do canteiro, equipamentos e trabalhadores durante o desenvolvimento do projeto.
Assim, para que essas análises sejam eficazes, podemos dividi-las por:
- Relatório de Acompanhamento de Obra
- Relatório Fotográfico
- Relatório de Visita Técnica para Manutenção
- Relatório de Visita Técnica Digital
Cada tópico é baseado no prolongamento da utilidade dos equipamentos e, obviamente, na segurança da equipe. Portanto o relatório de acompanhamento está integrado aos relatórios técnicos de manutenção e digital e são potencializados pelo fotográfico, visto que é um registro histórico imagético da execução de tarefas e do estado dos equipamentos durante a realização dos serviços.
A importância do Relatório de Visita Técnica
O relatório de vistoria técnica é um documento que assegura o cumprimento das normas das obras. É essencial que seja feito por um especialista e informe dados primordiais, evitando assim que a construção sofra embargos jurídicos e necessite de uma perícia minuciosa caso ocorram acidentes ou o descumprimento de leis ambientais e trabalhistas.
Assim como o relatório, as Perícias de Engenharia na Construção Civil possuem um modelo de acordo com a ABNT, que regulamentam e encaminham o responsável pela averiguação de obras com solicitação jurídica dessa segundo as normas da IBAPE.
Para evitar incidentes e a necessidade de uma perícia, as condições do canteiro de obras devem ser datadas de forma antecedente à finalização da fase de acabamento. É exatamente por isso que os tópicos analisados em uma visita são:
- Área de vivência, vestiário e obra
- Verificação de equipamento de proteção
- Averiguação do funcionamento das máquinas
Esses visam colaborar com a construtora responsável não apenas na vida útil dos ativos maquinários, mas na manutenção da segurança e na previsibilidade orçamentária e de possíveis incidentes. Muitas vezes o conceito de como elaborar um relatório de visita técnica pode ser confundido com o de elaboração de um laudo pericial, portanto irei abordar as diferenças e qualificações de ambos a seguir.
Relatório X Perícia
Como todo processo de produção é necessário que um procedimento ocorra para normatizar e organizar o desenvolvimento de um produto ou serviço. No setor de construção civil a documentação das obras é fundamental, pois evita problemas antes, durante e depois da elaboração e finalização do empreendimento.
É, portanto, imprescindível que saibam como montar um relatório de visita técnica e aplicá-lo no início do processo de obras para que se evite transtornos que necessitem de uma perícia para apurar os motivos desses. Ambos os conceitos podem ser confundidos, e esclarecerei suas diferenças a seguir.
Um relatório de visita técnica é a exposição, por escrito, de uma observação contratada com o objetivo de documentar o estado de uma construção, as condições dos maquinários utilizados e a vigência de regras e deveres trabalhistas. Além disso, o processo é feito para comprovar que os fatos previamente apresentados pela empresa contratante condizem com a realidade do ambiente de obras.
Já a perícia é uma atividade imposta diante de complicações e eventos não programados, avaliando as possíveis causas que motivaram a ocorrência. É feito por um perito designado com esse fim, mas também poderá realizar a verificação e avaliação do estado de bens, custos e direitos após determinados incidentes.
Relatório de Visita Técnica em Obras
A segurança durante a construção de um empreendimento é essencial para o andamento das obras, e, principalmente, para garantir que os profissionais envolvidos estejam adequadamente equipados enquanto prestam serviços à construtora.
Não se trata apenas da segurança do trabalhador, mas do empreendimento em si e da própria incorporadora ou construtora responsável per esse. Reafirmando que, o relatório de visita em obras evita a ocorrência de incidentes no canteiro e colabora com a análise do desenvolvimento da obra e a elaboração de planos para gastos que poderão se sobressair ao orçamento inicial.
Dessa forma, a visita técnica colabora com a orientação das equipes no plano de desenvolvimento, garantir a produtividade, expor reparações necessárias nos equipamentos diários e replanejar ou averiguar os materiais primordiais do projeto. Essa etapa é fundamental para garantir uma construção segura e a entrega do empreendimento dentro do prazo pré-estabelecido.
Então, já que compreendeu sua importância, você deve estar perguntando “como iniciar um relatório de visita técnica”? Exporei o passo a passo do relatório detalhadamente logo mais, entretanto, para colaborar com a evolução de conhecimentos, separei dicas rápidas para que você compreenda melhor esse conceito.
Tecnologia X Relatório de Visita
Relatar todos os equipamentos e funcionários presentes em um canteiro de obras assim como as situações diárias durante a visita demandam tempo. Escrever cada passo apenas em uma prancheta é, atualmente, ultrapassado já que o mercado de construção civil está cada vez mais alinhado à tecnologia.
O papel e caneta ainda são fundamentos da produção de um relatório, pois são mais práticos de manusear dentro do ambiente de obras. Porém, digitalizar as informações, organizar os dados de forma produtiva e possibilitar a consulta rápida com um buscador facilitam, e muito, a entrega do relatório de visita.
Mas, como elaborar um relatório de visita técnica digitalmente? É simples, basta que o engenheiro responsável disponha de uma ferramenta de otimização e armazenamento de dados. Os softwares de gerenciamento potencializam o serviço e automatizam o preenchimento e consulto do relatório através de:
- Nome do cliente
- Categoria
- Colaborador responsável
- Ordem de serviço
- Período de pesquisa
- Formulário preenchido
- Etiqueta de segmentação
Um exemplo de ferramenta de gestão de excelência que pode ser ligada à retenção de dados de uma visita técnica CV CRM. Essa tecnologia assegura ao responsável pelo relatório a verificação e fornecimento das informações de campo com agilidade e menores índices de retrabalhos.
Além disso, reduz os custos e promove o arquivamento dos relatórios de visitas técnicas em uma nuvem, proporcionando segurança e o acesso remoto aos dados disponíveis nessa. Também é sustentável, pois abdica do uso de papel e ainda é produtivo e prático na utilização diária.
Passo a passo de um Relatório de Visita Técnica
1. Adequações do relatório
Estabelecer parâmetros facilita a anotação detalhada do que deverá constar no relatório, portanto, é preciso que as páginas referentes ao documento dividam os tópicos de:
- Obra
- Local
- Data de início
- Número da folha
- Nome do Fiscal
- Contratada
- Prazo de finalização
- Tempo (decorrido e restante)
- Operacionalidade do maquinário
- Numerar o pessoal de obra direto (engenheiro, eletricista, mestre, pedreiro…)
- Quantidade de pessoal de obra indireto (terceirizados)
- Serviços da obra em andamento
- Serviços da obra concluídos
- Ocorrências diárias
- Observações e recomendações
Ainda, ao final do relatório é crucial que a assinatura do contratante e do contratado para a fiscalização constem com data. Isso valida e assegura o serviço prestado.
2. Reúna dados
Todas as informações construirão um relatório eficiente e consultivo. É essencial que esse descreva exatamente quem contratou o serviço de averiguação e relação de obras, portanto além dos tópicos anteriormente citados informe-se e documente:
- CPF ou CNPJ do contratante
- Endereço completo e contato
- Objetivo da visita
- Tipo de serviço contratado
Esses dados auxiliarão no contato, logística de deslocamento e cobrança pelos serviços prestados, alinhamento da relação entre as partes envolvidas no processo e da execução correta do relatório técnico.
Responsabilizar-se pelo controle e inspeção do canteiro de obras poderá ser um definidor de contatos com incorporadoras e construtoras, portanto, atente-se à organização e detalhamento de todas as etapas do processo de relatar a visita.
3. Descreva as ações
O principal objetivo de fazer um relatório de uma visita técnica é registrar todas as observações. Isso porque problemas só poderão ser solucionados se forem encontrados e explicados.
Descrever detalhadamente todas as informações e ações realizadas demonstram profissionalismo e interesse pelo serviço prestado. Por isso para aprimorar o relato:
- Obtenha registros fotográficos
- Localize o responsável pela organização da construção
- Registre o número de trabalhadores e dos equipamentos
Assim, garante-se que a tarefa solicitada será cumprida, que o maquinário avaliado se encontrava no local e em determinada condição. Além disso, as anotações extras detalhadas asseguram ao responsável pelo relatório a adição de valores, caso necessário, e até mesmo a previsibilidade de uma nova visita.
4. Organize um cronograma
Programar-se é a base da produtividade, e isso vale objetivamente para a elaboração de um relatório de visita técnica eficiente. A documentação deve ser informativa e todo o processo deverá pautar dados cruciais, por isso o tempo demandado é grande e administrá-lo pode ser a tarefa mais difícil a ser realizada.
Portanto, durante a prestação de serviços:
- Considere rotas
- Defina a visita em diária, semanal ou mensal
- Estabeleça tempo para atender emergências
Isso evitará o descumprimento de tarefas e não afetará o prazo de entrega do relatório, assim como possibilitará ao responsável prestar serviços para mais de um contratante. Também colaborará com a identificação e remanejamento de atendimentos emergenciais e a produtividade dos projetos.
5. Disponha de pesquisa
A fidelização de clientes acontece através de uma relação, e essa é fortalecida quando o prestador de serviços disponibiliza uma pesquisa de satisfação. Essa é importante para compreender o desempenho e demonstrar a preocupação com a opinião do cliente.
Encaminhe para o contratante uma pesquisa que contenha:
- Nome do acompanhante da visita
- Escala de 0 a 10 em relação a probabilidade de indicação
- Campo de observação, facultativo, para que o cliente exponha sua resposta pessoal
Além do mais, o feedback auxilia na construção de uma carteira de clientes e na fidelização de serviços. Empresas costumam trabalhar com prestadores que lhes fornecem confiança e assertividade e demonstrar que a opinião dessas importam é um passo a mais para ser o primeiro nome em sua lista quando uma visita for solicitada à um novo empreendimento.
O que você aprendeu até aqui:
O que é um relatório de visita técnica?
Refere-se à um serviço de manutenção, inspeção, instalação ou auditoria solicitado por um contratante. É fundamental para acompanhar o desdobramento e a evolução, principalmente, de uma construção do setor civil.
Como finalizar um relatório de visita técnica?
Apresente o documento com todas as informações e fotos recolhidos durante o processo de averiguação e encaminhe ao contratante para a aprovação e mensuração dos resultados obtidos.
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