Vamos ser sinceros: as despesas na sua incorporadora nem sempre são um passeio no parque. É por isso que focar em uma gestão eficiente é essencial para líderes e gestores.
Quem não passou as tardes de fim de semana revisando e aprovando declarações de despesas? Já teve que vasculhar as declarações da empresa para garantir que os gastos estejam seguindo o protocolo? Já percebeu tarde demais que eles ultrapassaram o orçamento, mais uma vez?
Até hoje, muitas empresas (talvez até a sua) enfrentam esses desafios. Manter o controle dos gastos leva muito tempo e energia – mas o mais importante, também leva dinheiro.
A boa notícia é que não precisa mais ser assim. Existem soluções práticas e eficazes que eliminam o trabalho do gerenciamento de gastos e podem lhe auxiliar a realizar uma gestão eficiente.
E o melhor de tudo é que você pode começar a usar essas ferramentas e mudar algumas atitudes imediatamente. Neste artigo, o Blog do CV traz nossas dicas e truques para facilitar (realmente) o gerenciamento de gastos.
Faça uma gestão eficiente gerenciando gastos
A gestão é parte integrante de qualquer organização. O quão bem uma organização é gerenciada em circunstâncias específicas pode torná-la ou destruí-la. Assim, uma gestão eficiente e eficaz é a única razão para o sucesso de qualquer organização. É imperativo que uma organização se esforce para isso.
Veja as principais dicas para ter sucesso nessa empreitada.
Dica 1: Deixe sua política de gastos clara
Para evitar qualquer confusão, deixe sua política de gastos clara. Vamos começar pelo básico: a política de gastos da empresa.
É difícil gerenciar despesas de forma sustentável a longo prazo sem definir uma política de gastos clara. Este processo serve para codificar a forma como a incorporadora lidará com todos os tipos de despesas comerciais.
É assim que você lidará com questões como:
- descrever os custos elegíveis;
- estabelecer um limite para cada categoria de despesas;
- definir prazos para envio de recibos;
- dependendo do tipo de compra, descrever as informações adicionais necessárias para o envio.
A política de gastos precisa ser clara, precisa e abrangente. Em caso de dúvida, qualquer funcionário deve poder consultar essas diretrizes. Se todos estiverem na mesma página, você pode evitar a frustração no futuro.
Nesse espírito, o texto deve ser direto, fácil de entender e não deixar espaço para má interpretação. Pode ser útil colaborar com outras pessoas na elaboração dessas regras, reformulando-as até que não levantem mais problemas.
Você sabe o que é EAP? Descubra a importância na gestão de projetos.
Dica 2: Definir limites de orçamento para cada projeto
Para que você possa manter o controle das despesas das equipes, é preciso definir limites de orçamento para cada projeto. Vamos a um exemplo prático.
Luiz Augusto está à frente de uma empresa de construção. Como acontece com todas as empresas, gerenciar suas finanças significa fazer malabarismos com uma variedade de circunstâncias. Às vezes é difícil fazer cara ou coroa de tudo.
Em dezembro, por exemplo, ele teve que fazer algumas compras pontuais (organizar uma ceia de Natal para seus funcionários, contratar um empreiteiro para atualizar o site da empresa). Além disso, ele também tinha suas despesas regulares, como aluguel de equipamentos e compra de material para seus canteiros de obras. E não vamos esquecer os impostos e a folha de pagamento.
Na verdade, Luiz Augusto tem apenas uma vaga ideia dos orçamentos que estabeleceu para essas despesas. Quando consulta sua conta comercial, vê o dinheiro saindo, mas nem sempre consegue descobrir para onde foi. E tentar resolver isso manualmente leva muito tempo.
Reconhece-se neste cenário? Não se preocupe, você não está sozinho. Muitas empresas lutam para manter a visibilidade de suas despesas.
Evite confusão ao definir orçamentos claros e consistentes para cada projeto. Para ainda mais transparência, abra várias contas. Em um nível prático, ter várias subcontas permite que você deposite os fundos do orçamento predefinidos diretamente na conta dedicada de uma equipe ou projeto.
Dessa forma, cada compra pode ser facilmente categorizada e, do seu lado, você pode ver em tempo real para onde está indo o dinheiro. E quanto mais você souber sobre seu fluxo de caixa, menor será a probabilidade de gastar demais.
Dica 3: Automatize tudo o que envolva papel para uma gestão eficiente
Ao automatizar tudo o que envolva papel, sejam recibos, propostas ou contratos, a sua incorporadora se mantém em boas condições, não importa o que aconteça. Para comprovar isso, nada melhor que o fato de que o Índice de Automação do Mercado Brasileiro 2020, que calcula o nível de automação de empresas, apontou um crescimento de 3% em relação ao ano anterior. (GS1 Brasil)
Coletar recibos, por exemplo, é um verdadeiro desperdício de tempo. Perseguindo retardatários, ligando o recibo certo à transação certa… Felizmente, hoje em dia, existem algumas soluções que podem realmente facilitar o processo.
É simples: recibos digitais, envio de propostas online e assinatura eletrônica de contratos. Armazene e classifique eletronicamente as versões digitais de tudo o que antes era feito em papel.
Não há necessidade de manter pilhas de papel por 10 anos. Libere espaço, minimize perdas e ganhe tranquilidade.
É ainda mais fácil para seus funcionários. Tudo o que eles precisam fazer é tirar uma foto do recibo e enviá-lo para o espaço designado em seu painel.
Dica 4: Capacite seus líderes de equipe
Para que você possa se concentrar no que é realmente importante para o seu negócio, capacite seus líderes de equipe. Muitas vezes, a alta administração das incorporadoras gosta de controlar os gastos, para sentir que está no controle.
O problema é que acabam perdendo energia se envolvendo em tarefas repetitivas e demoradas, como aprovar compras.
A gestão eficiente de gastos é um esforço de equipe. Ou seja, com as ferramentas certas, você pode designar com confiança determinados trabalhos para líderes de equipe e respirar tranquilo.
Esse formato beneficia toda a organização. Menos tempo de espera, menos atrito e projetos avançam mais rápido. Os funcionários são capacitados e, portanto, se sentem mais engajados e motivados no trabalho. E – cereja no topo do bolo – você economiza um tempo precioso. Assim, você pode se concentrar na construção do seu negócio.
A importância da gestão eficiente para contenção de gastos no mercado imobiliário
Estas 4 dicas irão ajudá-lo a lidar com as despesas da incorporadora de forma rápida e fácil. Você tem tudo o que precisa para reformular as finanças da sua empresa, a partir de hoje.
Práticas de gestão eficiente geralmente são um assunto aberto nas conversas e geralmente são adaptadas às necessidades e requisitos específicos de qualquer organização. No entanto, existem alguns parâmetros comuns que são mais frequentemente levados em consideração ao avaliar a confiabilidade do gerenciamento de uma incorporadora e determinar o quão eficaz o gerenciamento realmente é. Eles incluem resultados da empresa, organização no ambiente de trabalho e desenvolvimento e satisfação dos funcionários.
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