Burocracia administrativa: É possível agilizar esse processo?

A burocracia administrativa é uma realidade do dia a dia empresarial, e muitas vezes é uma enorme “pedra no sapato” no desenvolvimento de um negócio. 

O ecossistema desse setor é amplo e requer inúmeros registros, documentos e autorizações para manter-se em funcionamento. A aprovação e finalização dessas ações jurídicas acabam tomando um tempo considerável, por exemplo.  

O fato é que apesar da cultura digital estar evoluindo e otimizando o trabalho dessa área, o cenário brasileiro com relação à burocracia ainda é uma desvantagem no meio imobiliário. 

É por isso, que nesse artigo você irá entender o funcionamento da burocracia administrativa e como contornar para ter processos mais ágeis. Vamos conhecer um pouco mais sobre esse assunto?

Sumário

O significado de burocracia

Quando se pensa na palavra burocracia, associamos à problema, demora e “dor de cabeça”. Ainda que a palavra desperte esses pensamentos, ela significa um sistema de execução de atividades de acordo com regulamentos, hierarquias, rotina e responsabilidade. 

Portanto, burocracia administrativa é a organização do sistema de administração interna. Isso envolve processos de desenvolvimento jurídico de uma empresa para a evolução de seus projetos. 

O mercado imobiliário acabava sendo bastante afetado com a demora para a finalização desses processos, a exemplo do processo de aprovação de financiamento imobiliário.  

Pode-se dizer que dentro do mercado, o setor de construção civil é o mais afetado com questões burocráticas. 

Como a burocracia administrativa afeta o setor de construção civil?

A burocracia na administração afeta o setor por conta de uma série de regras, como por exemplo as de estruturação, mapeamento de solo, documentação do terreno e alvará de obras, que precisam estar de acordo com a regulamentação para que o projeto seja iniciado. 

Muitas vezes a demora na conclusão desses processos acaba afetando o prazo de entrega do empreendimento. Isso porque, podem ocorrer paralizações nas obras sem um retorno rápido por questões de revogação de decisões judiciais e até mesmo a perda de mão de obra por conta de questões trabalhistas.  

O excesso de normas não afeta apenas o setor de construção. Os impactos de inúmeras burocracias administrativas refletem no crescimento da economia do país, como destaca-se no material abaixo:

Quais processos são considerados mais burocráticos na construção civil?

O volume de documentos, o acompanhamento da evolução de registros, e até mesmo a coleta de resíduos do canteiro de obras geram um demandam muito tempo. O maior problema é que a alta demanda de ações atrapalha o curso da própria obra. 

Logo no início da preparação do terreno para os primeiros passos da construção, a empresa encontra barreiras burocráticas, como por exemplo a própria documentação para modificar o loteamento.  

Para além disso, a burocracia administrativa do setor demanda um longo tempo nos processos de: 

• Plano de Gerenciamento de resíduos 
• Autorização Ambiental 
• Legislação Trabalhista 
• Procedimentos de Financiamento Público 
• Alvará de Construção 
• Fiscalização Sanitária 

Esses tópicos dependem de aprovações externas à construtora e, por isso, acabam deixando o processo mais lento. O atraso atrapalha a evolução das obras e é um problema recorrente, além de relativamente caro. 

Custos da burocracia

A burocracia e os processos administrativos exigem uma parcela do orçamento do projeto, e devem constar no planejamento financeiro desde a idealização de um novo empreendimento. 

As despesas geradas em cada etapa essencial para o desenvolvimento e execução da proposta acabam gerando um desgaste na projeção, caso os valores extrapolem os previstos na fase inicial. 

Por ser um importante definidor econômico, o setor de construção civil detém altas taxas de gastos por trás de sua aplicação no mercado. Cada peça que compõe a estruturação – pré e pós finalização – irá demandar uma porcentagem do orçamento.

Se colocarmos essas porcentagens em valores líquidos, conseguiremos verificar quanto dos gastos planejados no orçamento acabam sendo destinados a esses. Os custos não são o maior problema, mas a burocracia por trás desses acaba sendo um empecilho. 

Por isso, a discussão sobre a desburocratização e a forma de aumentar a produtividade das ações passou a ganhar espaço, como irei apresentar a seguir.  

Desburocratizando processos 

Após o mercado imobiliário precisar de inovações para enfrentar o contexto pandêmico de 2020 a 2022, houve uma ampliação na discussão sobre os malefícios que a alta burocracia trazia para todo o setor. O Presidente da ABRAINC , Luiz Antônio França disse em entrevista para a IstoÉ que:

“O grande desafio é a redução do custo da burocracia, que no nosso segmento chega a representar 10% do valor do imóvel. Então, isso é uma coisa fundamental para que possamos ter imóveis mais baratos no Brasil. Diria que é o maior desafio.” 

A verdade é que, mesmo com altos custos e com as consequências da pandemia pairando sobre o meio empresarial o setor conseguiu crescer 26,6% nos primeiros meses de 2022. E ainda empregou 6,8 milhões de pessoas, detento assim, 7% do PIB e movimentando cerca de R$600 bilhões ao ano.  

Se mesmo com tamanha burocracia administrativa em torno de seu desenvolvimento, a construção civil ainda consegue movimentar a economia com essa magnitude, o que seria do mercado com a desburocratização? 

Pensando em agilizar a rotina administrativa, trarei algumas dicas que irão otimizar os processos e, consequentemente, a burocracia empresarial. 

Automatização de Processos

O que é burocracia na administração se não a demora em realizar a finalização de uma determinada ação e o que seriam desses processos se a agilidade fosse a palavra-chave? Agilizar é automatizar a rotina, aumentar a produtividade e diminuir o tempo gasto em uma atividade. 

Por isso, se a sua incorporadora ou construtora pensa em expansão e potencialização de serviços, deve aliar-se às novas tecnologias que tornam as ações mais ágeis no dia a dia. Você deve estar pensando que as ferramentas de gerenciamento disponíveis no mercado são exclusivamente voltadas para as vendas e o relacionamento com o cliente, mas existem diversas plataformas que abrangem todo setor imobiliário. 

Um grande exemplo de como a tecnologia na construção civil é altamente valiosa, é a possibilidade de analisar e mapear a obra de qualquer lugar e a qualquer momento. Além de oferecerem um sistema organizacional intuitivo e automatizado as ferramentas de gestão podem oferecer integrações. 

Essas ligações entre plataformas colaboram com o aumento da produtividade e, é claro, com a diminuição do tempo gasto com tarefas extras. Para explicar a relação entre questões burocráticas e tecnologia, separei um episódio do podcast CV na Prática sobre esse tema.

Definição de Metas

As metas são importantes passos a serem traçados no começo do planejamento, e é através delas que se torna prático o desenvolvimento do projeto. A organização é fundamental tanto para o acompanhamento das tarefas, quanto para mensurar o andamento da construção do empreendimento. 

Além disso, essa ação colabora com a terceirização de serviços, como os de contabilidade, fornecimento de materiais e equipamentos e até mesmo os de análise orçamentária. Com isso, os processos passarão por profissionais qualificados que irão agilizar a finalização da parte burocrática. 

No mais, as metas devem estar atualizadas, e a tecnologia retorna como aliada nessa etapa. Acompanhar a evolução do projeto e a aproximação dos prazos é muito mais rápida com um software que mensure e exponha os dados em uma única ferramenta, isso ainda irá evitar que os gestores se percam na análise de números e da própria burocracia administrativa. 

Planejamento e Acompanhamento de Ações

Não é segredo que o planejamento de ações acaba sendo fundamental para a realização estratégica, e consequentemente, para as entregas dentro do prazo desejado. O que é preciso ressaltar quando se trata de administrar a burocracia diária da construção civil é o acompanhamento. 

A primeira coisa que se pensa sobre o assunto é na forma de proporcionar um acompanhamento de obras dentro do canteiro que assegurem o cumprimento dos prazos e da segurança trabalhista. Porém, se na fase de projeto a construtora contar com uma ferramenta de gestão colabora, e muito, para a otimização do tempo. 

Para além disso, um software que possibilita à empresa acompanhar a evolução de processos, o planejamento orçamentário, as ações das equipes responsáveis e a situação cotidiana do canteiro de obras é fundamental. O sucesso está na gestão de qualidade de todas as áreas ligadas ao mercado imobiliário. 

O que você aprendeu até aqui

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