Gerenciar uma incorporadora não é tarefa fácil. As engenhosidades da prospecção, do lançamento de novos imóveis e da estruturação de processos pós-entrega são atividades que exigem know-how e planejamento. Por conta disso, é de se esperar que lidar com todas essas coisas e com diversos times em cada setor requeira, sobretudo, organização.
A organização de documentos pode ser responsável por maximizar o funcionamento da sua empresa, bem como economizar tempo e recursos com cada um dos processos internos, entre equipe, e externos, com clientes e parceiros.
Para tanto, hoje vamos te mostrar de quais maneiras organizar melhor os documentos de sua incorporadora de forma simples e didática.
Fique ligado e venha com a gente!
Mantenha seus documentos armazenados virtualmente
Há quem prefira ter cada um dos documentos da empresa impresso, em mãos. Porém, é importante lembrarmos que a rotina de uma incorporadora pode ser caótica e acelerada, com muitos problemas simultâneos para serem resolvidos. Assim, os documentos impressos têm uma possibilidade muito maior de se perder no caminho entre um e outro profissional.
Pensando nisso, a tecnologia de armazenamento virtual atingiu um patamar de relevância notável. Hoje, uma boa empresa precisa estar bem organizada digitalmente para otimizar seus processos e “manter a casa arrumada”.
Não bastasse isso, o armazenamento virtual também possibilita que mais funcionários acessem o documento simultaneamente, refletindo numa grande economia de tempo.
Caso você realmente necessite manter seus documentos no formato físico, certifique-se de armazenar uma cópia virtual deste para caso de perda. Com documentos assinados não é muito diferente: faça um escaneamento e guarde o resultado virtual. Você não irá se arrepender desse cuidado a mais.
Crie um cabeçalho unificado para todos os seus documentos
Unificação de documentos é a forma mais eficaz de saber exatamente qual documento representa qual processo.
A criação de um cabeçalho unificado auxilia muito a organização, uma vez que cria um começo de página integrado e te permite ver o título, a categoria e o tipo de documento a que ele se refere.
Um formato de cabeçalho básico, mas bastante eficaz é o seguinte:
- Nome da Empresa;
- Nome do cliente (caso exista);
- Nome da pessoa que redigiu o documento;
- Data de criação do documento;
- Título do documento em negrito (exemplo: Tabela de comissões);
- Formato do documento (exemplo: Planilha);
- Data de validade do documento (caso exista);
- Observações importantes sobre o documento (exemplo: Ser atualizado até dia XX/XX/XXXX);
Crie listas padronizadas para cada tipo de documento
Não adianta apenas padronizar cada um de seus documentos individualmente. Isso porque, se você unificar seus cabeçalhos, mas guardá-los todos juntos numa mesma pasta, encontrará dificuldade em achar categorias específicas de documentos.
Planilhas e tabelas, por exemplo, podem ficar numa lista ou pasta, enquanto contratos e licenças se acomodam em outra. Essa medida viabiliza a organização e acelera a busca por materiais específicos.
É válido lembrar que essas listas podem ser criadas e alteradas conforme aquilo que for mais eficaz para seu time, não necessariamente precisando seguir um padrão específico de categorias. Elas podem ser catalogadas por data, formato de texto, tamanho, autor, entre muitos outros. Procure saber qual é o modelo ideal para sua equipe.
Mantenha controle dos dados
Aqui, tratamos de um assunto sério: o controle de dados.
Embora seja uma tarefa complexa que exige cuidado e atenção, o controle de dados da empresa, dos parceiros e dos clientes pode ser facilmente realizado por meio de um CRM. Uma boa plataforma de gestão de relacionamento possibilita armazenar e aplicar dados de leads com muito mais eficiência e um esforço mínimo.
Além disso, permite cadastrar registros de gastos, pendências e muito mais ao alcance dos olhos. Por conta disso, destinamos um momento especial para falar sobre essa solução organizacional que tem revolucionado o mercado imobiliário:
Utilize um CRM de qualidade
Para ser o braço direito de sua incorporadora, um CRM precisa atender a alguns requisitos. O ideal é que ele possa gerir adequadamente todos os processos de sua empresa, da prospecção de leads aos esforços pós-venda.
Um CRM de qualidade facilita sua vida e a de seus funcionários, realizando captação de dados que manualmente demandariam muito mais esforço e tempo da equipe. Com ele, você pode controlar comissões, pendências e perfis, controlar visitas e vistorias, gerenciar seus leads e cada um de seus dados cadastrais, e muito mais! As vantagens são muitas e você pode saber mais sobre cada uma delas aqui.
Categorize suas listas de documentos por relevância
Uma vez tendo unificado seus cabeçalhos e elaborado suas listas de documentos, saiba ponderar qual a relevância de cada uma delas. Quais são as prioridades da empresa em termos de documentação? Quais listas precisam de atenção especial e quais delas têm prazo?
Com a hierarquização de suas listas de documentos, é mais fácil se manter atento ao que de fato requer sua atenção de imediato; assim, documentos de menor importância podem ser avaliados depois. Na verdade, com essa técnica, você pode acabar percebendo que alguns documentos antigos não precisam nem mesmo estar dentro das listas do ano.
Saiba tudo sobre esse documento de extrema importância para o mercado imobiliário: a DIMOB
Arquive o que não for necessário
Documentos antigos, vencidos, fora do prazo e sem validade legal podem ser arquivados para consulta futura, sem que interajam diretamente com os documentos atuais.
Essa medida auxilia a diminuir o fluxo de documentos no espaço organizacional ativo da empresa, permitindo que estejam ali apenas os materiais mais relevantes para o funcionamento das atividades. Em caso de necessidade, os documentos arquivados, sejam eles físicos ou digitais, ainda podem ser consultados num outro momento.
Determine um período para atualização e backup dos documentos
Seja mensalmente, quinzenalmente ou semanalmente, é essencial que seu banco de documentos seja atualizado com frequência. Tire um dia para rever cada lista ou pasta de documentos, perceber se existe algum arquivo fora do lugar e, caso seja sua opção manter todos os documentos online e offline, analisar se há algum arquivo cuja cópia digital ainda não foi feita.
Contudo, um processo que, via de regra, precisa existir diariamente é o backup.
Qualquer empresa pode estar sujeita a uma perda de arquivos, atividade de hackers e outras situações desagradáveis, para dizer o mínimo; procurando evitar maiores dores de cabeça, é aconselhável que seus funcionários realizem o backup regular de informações e dados em plataformas, garantindo a permanência desses documentos e informações relevantes no sistema da empresa. Algumas plataformas de CRM, como o Construtor de Vendas, já fazem isso por você!
Treine sua equipe dentro do novo modelo de organização
Como líder, você entende que sua equipe necessita de encaminhamento para seguir na direção da empresa. Para que isso seja possível, eles precisam estar cientes da melhor forma de conduzir e manter os métodos adotados pela empresa.
Não poupe esforço em treiná-los e instruí-los nas técnicas de organização delimitadas, bem como nas melhores formas de manter essa organização fluida e correta pelo maior tempo possível. Assim, você garante que os funcionários colaboram ativamente para a organização otimizada da sua incorporadora.
Conclusão
A quantidade de técnicas que você pode usar para organizar os documentos da sua incorporadora não é pouca, percebeu? O que não falta é jeito de organizar.
Mas no fundo o que importa mesmo, como dissemos anteriormente, é utilizar estratégias que façam sentido para você e sua empresa. Foque nos métodos que melhorarão seus negócios e otimizarão os processos de seu time de funcionários.
O Construtor de Vendas é o CRM mais completo do mercado imobiliário. Contando com as soluções de prospecção, venda, relacionamento, gerenciamento e integração, o CV te permite ter um panorama completo da sua incorporadora na tela do computador. Da prospecção de leads ao pós-venda, sua empresa possui otimização e agilidade na gestão de vendas. Quer conhecer mais? Clique aqui e acesse o site do CV!
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Por enquanto é isso, mas em breve temos mais!
