Um bom fluxo de trabalho é como uma rotina: quando seguido à risca, traz mais agilidade e se torna, aos poucos, mais natural e fluido. Mas como criar um workflow eficiente dentro do seu CRM e garantir todos os benefícios que a funcionalidade traz?
Bem, antes de tudo, é necessário se familiarizar com o termo “workflow”. Se você ainda não o conhece, sugiro que leia o texto “O que é o Workflow e como utilizá-lo na sua gestão?”
Em suma, workflow, ou fluxo de trabalho, é a estratégia que define uma série de estágios na rotina de trabalho de uma empresa, com início, meio e fim. Seu objetivo é gerar unidade entre processos e garantir a conclusão de tarefas mais rápida e eficiente.
No mercado imobiliário, o workflow pode aparecer como uma funcionalidade presente no CRM imobiliário, como é o caso do CV CRM. Nesse caso, gerir os fluxos de trabalho da sua incorporadora se torna ainda mais fácil, visto que eles podem ser acompanhados e personalizados na sua tela de computador, em tempo real.
Que tal descobrir como criar e tirar bom proveito do workflow dentro do seu CRM?
- Defina os principais processos da sua incorporadora
O primeiro passo, antes de sequer chegarmos ao CRM, é definir o passo a passo dos fluxos de trabalho na sua empresa. Sim, fluxos, no plural. Uma incorporadora passa por ao menos cinco etapas diferentes durante o processo comercial, e logicamente cada uma delas deve possuir seu próprio workflow.
Para isso, o CV CRM entrega mais de 10 possibilidades de workflow diferentes: de leads, reserva, repasse e muitos outros.
- Delimite responsáveis para cada workflow
Tanto você quanto outras pessoas da empresa podem gerenciar um workflow. No entanto, tenha em mente que não basta apenas acompanhar os processos: também é preciso estudar os fluxos de trabalho e assegurar que eles estejam funcionando e sendo seguidos.
O responsável também poderá propor alterações ao workflow.
- Decida qual será o tipo de workflow: micro ou macro
Diferentes processos pedem workflows de diferentes tamanhos. E, claramente, isso também pode variar de acordo com o tamanho e a preferência da sua incorporadora.
Via de regra, os workflows podem ser de microfluxo ou macrofluxo. Essa nomenclatura não altera em nada seu workflow, apenas indica se ele tem mais ou menos etapas. Então vamos entender o que significa cada um deles:
Um workflow com microfluxo é aquele que tem uma grande quantidade de etapas, que representam situações mínimas do fluxo de trabalho. Por isso recebe o nome de microfluxo, pois apresenta em detalhes cada etapa, por menor que seja, dentro do workflow.
Um comum exemplo de workflow que costuma ter microfluxos é o de repasse.
Já um workflow de macrofluxo é aquele que se divide em menos etapas, mais gerais. Essas etapas representam o ambiente macro do workflow, e costumam formar um fluxo de trabalho visualmente limpo e simples.
Um exemplo de workflow que costuma ter macrofluxos é o de atendimento.
- Liste todas as principais tarefas do seu workflow
Vale lembrar: as dicas trazidas aqui valem para quaisquer workflows dentro do CV CRM.
Então, o próximo passo é listar as tarefas de cada workflow. É essencial que isso seja feito em equipe, uma vez que cada profissional pode ter uma contribuição valiosa para fazer. Por fim, as tarefas que fizerem sentido dentro do workflow serão mantidas e organizadas por ordem de acontecimento.
No CV, essas tarefinhas são chamadas de etapas ou, mais comumente, “situações”. Você pode criar quantas situações precisar e dar a elas o nome e a cor que preferir. Isso vai te ajudar a organizar visualmente seu workflow, simplificando a gestão do fluxo de trabalho.
- Atribua flags às tarefas (situações) mais importantes
Agora que suas tarefas estão listadas por ordem de início, meio e fim, você pode atribuir às mais importantes delas as chamadas “flags”.
Flags, nos workflows do CV, são caixinhas que representam a situação real do lead. Ao atribuí-las às situações mais importantes, você assegura que seu workflow se torne automatizado. Isso porque essas flags representam coisas como “Início”, “Fim”, “Cancelamento”, etapas do processo comercial que devem ser automatizadas para que os leads ou clientes caminhem com mais fluidez pelo fluxo de trabalho.
- Não esqueça de listar seus principais pré-requisitos
Alguns fluxos mais complexos exigem pré-requisitos.
Os pré-requisitos são condições para que determinada ação seja tomada. Por exemplo: o lead Y só sairá da situação de “Análise de Crédito” para a de “Reserva” mediante aprovação do correspondente bancário. Atente que, nesse caso, a aprovação do correspondente é um pré-requisito para que o lead Y passe da situação A para a B.
Dentro do CV CRM, existem listas extensas de pré-requisitos para cada tipo de workflow. Assim, você pode escolher os que funcionam para seu fluxo de trabalho e aplicá-las como achar melhor.
- Automatize algumas ações do seu workflow
Existe também a possibilidade de automatizar boa parte do seu workflow dentro do CV CRM. Geralmente, essas automações funcionam para que uma ação seja tomada logo após uma mudança de situações (etapas) do workflow.
Permita-me explicar: digamos que o mesmo lead Y do exemplo anterior tenha, enfim, passado da situação de “Análise de Crédito” para a de “Reserva”. Uma ação de automação permite que, por exemplo, um e-mail seja enviado para o corretor responsável sempre que essa mudança de situação específica acontecer.
Então veja bem: o pré-requisito é uma condição para que a mudança de situação ocorra. Enquanto isso, a ação automatizada é um processo que acontecerá automaticamente após a mudança de situação. Interessante, não é mesmo?
- Esteja sempre acompanhando seu workflow
Eu sei bem, a palavra “automatizado” nos faz pensar que o workflow trabalha como um robô: colocamos a pilha e deixamos que funcione por conta própria.
Bem, a verdade é um pouco diferente. Muitas partes do seu workflow funcionam, sim, sozinhas, mas o acompanhamento humano é imprescindível para que sejam notados diferentes pontos de melhoria e mudança no decorrer dos processos.
Desse modo, “como criar um workflow” é muito mais uma questão de “como acompanhar devidamente meu fluxo de trabalho”. E, para isso, a resposta é a seguinte:
- Sempre confira as situações, pré-requisitos e ações de automação do seu workflow;
- Não deixe de notar pontos demorados ou evitados dentro do workflow: eles podem estar te dizendo alguma coisa;
- Busque, sempre que possível, simplificar seu fluxo de trabalho;
- Teste diferentes automações e pré-requisitos periodicamente para entender o que melhor se encaixa com seu workflow;
- Ouça as pessoas que diariamente fazem uso do workflow: os insights delas são muito relevantes;
- Use e abuse de cores, textos e outros aspectos visuais para dar praticidade ao fluxo.
Workflow: planejar para executar
Não é exagero dizer que o workflow é, no fim das contas, uma tecnologia voltada para o planejamento de processos comerciais. Isso porque, muito antes de te ajudar a fazer, o workflow te ajuda a colocar cada etapa de sua venda imobiliária na telinha do computador e entender com quais outras etapas ela se comunica.
Tudo isso, para falar obviedades, é planejamento em sua origem.
E, gostemos ou não, planejamento é a base de qualquer venda. Sem ele, é impossível ter organização suficiente para conduzir o processo comercial com eficiência.
Sua empresa precisa de organização, planejamento, automação e tecnologia. E ela pode ter sempre mais, isso é uma garantia do CV CRM. Aqui, entregamos a você o software mais completo do segmento, com atualizações constantes e um suporte que atende às suas necessidades.
Quer saber mais sobre o CRM imobiliário número 1 do país? Bata um papo com nossos especialistas!
Você já conhece o CV?
Este conteúdo gratuito é oferecido para você pelo CV CRM – Construtor de Vendas, o único CRM 5.0 do mercado imobiliário da venda ao pós-venda. Contando com as soluções de prospecção, venda, relacionamento, gerenciamento e integração, o CV CRM te permite ter um panorama total da sua gestão comercial na tela do computador.
Da prospecção de leads à prestação de assistência, você garante otimização e agilidade em todos os seus processos internos. Acesse o site do CV e saiba mais!
Para conhecer mais sobre mercado imobiliário, gestão de vendas, corretagem de imóveis e outros assuntos atuais, acompanhe o blog e nos siga no Instagram.
Está achando que acabou? Não mesmo! Acompanhe outros posts aqui no Blog do CV!
