Assinatura eletrônica: como otimizar seus processos digitais

Assinatura Eletrônica: capa, mulher sorri enquanto utiliza tablet

Os efeitos da digitalização de processos podem ser sentidos em todo lugar e a qualquer momento. Isso é completamente normal, afinal nós temos reinventado muitas coisas através da internet e das regalias que ela nos oferece.

Mas, muito mais que um acessório utilizado para facilitar atividades, a digitalização de atividades tem reestruturado o universo dos negócios de uma forma completamente nova.

Atualmente, comprar um produto novo pode, por vezes, levar poucos cliques ou até mesmo um só! E, muito embora isso não signifique que vender tenha ficado mais fácil, a virtualização com certeza otimiza negociações e é uma verdadeira mão na roda para os empreendedores atuais.

Na matéria de hoje, falaremos sobre um dos grandes frutos dessa digitalização: a assinatura eletrônica. Completa e eficiente, a ferramenta vem ganhando espaço no mercado imobiliário e diminuindo sobremaneira as burocracias contratuais do setor.

E então, quer saber mais sobre a Assinatura Eletrônica e como ela pode otimizar os processos da sua incorporadora? Vem com a gente!

O que é a Assinatura Eletrônica?

Assinatura Eletrônica: pessoa realiza assinatura num tablet branco

Antes de descobrir como a Assinatura Eletrônica pode beneficiar sua incorporadora, é importante que você entenda o seu conceito.

A Assinatura Eletrônica é uma ferramenta de assinatura e rubrica documental, como o nome sugere. Ela substitui o método de assinatura e rubrica manuais, permitindo um cadastro único de assinatura que pode ser utilizado nos mais diversos documentos e contratos numa negociação.

Por trás da assinatura eletrônica existe a metodologia de criptografia, um conjunto de técnicas que cifram determinado material, tornando-o único e validado como original. Dessa forma, as possibilidades de uma assinatura eletrônica ser forjada são poucas, permitindo alta segurança no seu uso e posterior viabilização da prática por lei.

Ou seja, a assinatura eletrônica possui validade jurídica e pode, assim, ser utilizada sem maiores problemas.

Existem ferramentas especializadas na proposta, com aplicativos e softwares destinados ao armazenamento de informações e estruturação do processo. Dessa forma, cada documento precisa ser categorizado como viável para a assinatura eletrônica e, então, ter seus espaços para assinatura elencados na plataforma.

Com a Assinatura Eletrônica, uma pessoa pode assinar virtualmente:

  • Propostas de produto/serviço;
  • Contratos empregatícios;
  • Seguros e planos de saúde;
  • Contrato de compra, venda e/ou aluguel de empreendimento;
  • Documentos financeiros;
  • Termos de responsabilidade e uso;
  • Documento de compra e venda com fornecedores e terceiros.

Existem, ainda, diversas outras possibilidades de assinatura com a ferramenta. Muito dependerá das necessidades da sua empresa, mas sempre será possível encontrar a plataforma perfeita para você.

Assinatura Digital x Assinatura Eletrônica: quais são as diferenças? 

Embora os nomes se pareçam muito, existe uma diferença bastante sutil entre as assinaturas eletrônica e digital, e essa diferença é fundamentalmente uma questão de burocracia.

Enquanto a assinatura eletrônica tem sua autenticação assegurada por meio de ferramentas que atuam dentro do próprio software, a assinatura digital exige um certificado digital para ser validada. Esse certificado precisa ser emitido numa instituição oficial e, devido aos trâmites envolvidos no processo, sua utilização pode ser um pouco mais lenta que a assinatura eletrônica. 

Por isso, é importante saber que assinatura eletrônica e assinatura digital não são sinônimos e, da mesma forma, não são processos substituíveis. Cada uma delas tem sua metodologia de funcionamento e deve ser vista de maneira unitária.

Como a Assinatura Eletrônica pode otimizar os processos de sua empresa?

Assinatura Eletrônica: bloquinhos de madeira formam gráfico crescente

Agora, você já aprendeu muito sobre o conceito por trás da assinatura eletrônica, sua metodologia principal de funcionamento e sua diferença quando comparada à assinatura digital. Mas e então, qual é a sua importância para uma incorporadora? De que forma o processo te auxilia a cortar custos e otimizar processos?

Isso é o que vamos descobrir agora!

Diminuição de gastos 

Você já parou para pensar na quantidade de recursos gastos numa simples assinatura de contrato?

E nós não estamos falando somente de impressão e armazenamento de centenas de documentos físicos, muito embora esse também seja um gasto exorbitante dentro de uma empresa tradicional. Existem gastos secundários que podem se equiparar ou até mesmo cobrir esses gastos primários: estamos falando de recursos dispendidos em deslocamento, reunião e viagens a cartórios.

Pois é, não faltam motivos para preferir a assinatura eletrônica ao processo manual, mas esse é certamente um dos que mais nos chamam a atenção.

Possibilidade de assinatura em diferentes dispositivos 

A praticidade proposta pela assinatura eletrônica é imensa. Com ela, seus clientes podem assinar documentos e contratos de maneira rápida e prática, em poucos cliques.

Dessa forma, tudo o que você precisa é ter o programa instalado num celular, computador, notebook ou tablet. Assim, com simplicidade e praticidade, você tem em mãos tudo o que é necessário para assinar seus documentos. Isso pode aumentar exponencialmente a velocidade de procedimentos, otimizando vendas e acelerando processos.

Aumento da produtividade de equipes 

Não é apenas o seu cliente que ganha tempo quando opta por assinar eletronicamente algum documento. Seu time de vendas também é extremamente beneficiado.

A agilidade no fechamento de contratos via assinatura eletrônica impulsiona o processo de compra e o transforma numa atividade menos burocrática e muito mais tranquila. E, com toda certeza, essas facilidades são refletidas nas equipes comerciais, que lidam diretamente com a venda e todos os percalços do processo.

Entre redigir, retificar e imprimir novos contratos, marcar um dia viável para encontro com cliente, ir de uma localidade a outra e conseguir fechar contrato, o time de corretores pode se ver cansado e, por vezes, desmotivado. Por conta disso, o tempo salvo em atividades pontuais pode impulsionar a produtividade e promover a essas equipes mais modernidade, assertividade e tecnologia.

Otimização no fechamento de contratos 

Com a assinatura eletrônica, as tradicionais burocracias que uma equipe enfrenta podem cair por terra.

Através dela, suas equipes comerciais não precisam de longos deslocamentos durante a rotina de trabalho. Documentos importantes podem ser assinados no conforto de um escritório, poupando tempo, recurso e, sobretudo, otimizando o fechamento do negócio. O mesmo vale para o cliente, que se vê mais propenso a conduzir a negociação dentro de casa, sem maiores problemas.

Sustentabilidade: uma bandeira importante 

A sustentabilidade promovida pela assinatura eletrônica é um tópico sobre o qual muito se fala atualmente. E isso, com certeza, faz todo o sentido.

Por mais comuns que sejam, documentos e contratos para assinatura tendem a ter um número extenso de páginas e parágrafos, longos apêndices e, consequentemente, um volume extraordinário de material de papelaria gasto. Além disso, contratos com erros e equívocos precisam, ainda, ser reimpressos e revisados até que, enfim, estejam prontos para assinatura.

Dessa forma, fica clara a importância da ferramenta para promover a sustentabilidade dentro e fora da empresa, entre clientes e funcionários. Com ela, os custos ambientais são parcialmente reduzidos de uma forma bastante positiva e necessária.

Segurança e profissionalismo

Assinatura Eletrônica: mulher usa tablet

Finalmente, a assinatura eletrônica é extremamente segura. Protegida pela criptografia de informações, uma assinatura eletrônica continua sendo pessoal e intransferível. Além disso, é altamente protegida para tentativas de fraudes, sendo uma opção valiosa para incorporadoras que desejam transmitir segurança e profissionalismo para seus clientes.

DocuSign: uma ferramenta de assinatura eletrônica completa 

O DocuSign é uma das plataformas de assinatura eletrônica que têm proposto um olhar completamente novo sobre o processo, mudando completamente a forma como empresas fecham negócios. Parceira do Construtor de Vendas, com o DocuSign, assinar eletronicamente é fácil, rápido e seguro. A assinatura eletrônica do DocuSign elimina tarefas manuais e atividades burocráticas, acelera processos e otimiza a integração com as ferramentas que você utiliza.

Com ela, você:

  • Faz negócios com mais agilidade;
  • É mais eficiente em seus processos;
  • Economiza tempo e recursos.

Além disso, o DocuSign tem ferramentas incríveis que apenas uma plataforma moderna, atualizada e profissional consegue oferecer. São elas:

  • Visibilidade instantânea do status;
  • Coleta dos detalhes necessários;
  • Suporte para mais de 40 idiomas;
  • Modelos reutilizáveis;
  • Segurança de alto padrão;
  • Disponibilidade líder do setor;
  • Legalidade jurídica, sendo uma plataforma aceita por tribunais.

Resultados são o grande foco da DocuSign, e impulsionar sua incorporadora é o maior objetivo da plataforma. Com ela, não existe desculpinha: crescer se torna apenas uma questão de tempo.

Conclusão 

Hoje, você aprendeu mais sobre a novidade que entrou no mercado imobiliário para mudar nosso jeito de negociar: a assinatura eletrônica. Seus benefícios são tremendos, e é por isso que o Construtor de Vendas se alinhou a uma potente plataforma do setor, buscando entregar o melhor resultado para sua empresa.

A tecnologia chegou, e nós a abraçamos de peito aberto. E sua empresa? Está pronta para abraçá-la também?

 

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