Termo de consentimento LGPD: como ele deve funcionar em um CRM Imobiliário 

O consentimento é palavra-chave quando o assunto é a LGPD. Qualquer empresa que lide com dados pessoais e sensíveis de clientes e/ou terceiros precisa seguir as regras da LGPD e um termo de consentimento tem o papel de oferecer transparência para o titular (dono dos dados). Uma dessas regras, de forma geral, é esclarecer ao titular a finalidade da coleta, armazenamento e tratamento dos seus dados. Por isso a relevância e o cuidado com o termo de consentimento. 

Sendo a LGPD um conjunto de regras relativamente novas, muitas empresas estão em fase de adaptação e empresários, colaboradores e titulares ainda possuem muitas dúvidas, principalmente quanto ao termo de consentimento. O que deve constar no termo? De que forma deve ser disponibilizado ao titular? Quais são os direitos do titular? Veja esses tópicos a seguir. 

Sumário

Para começar: o que é a LGPD?

Termo de consentimento: uma mão no centro apontando para a ilustração de um cadeado.

A Lei Geral de Proteção de dados é um conjunto de medidas que visa proteger os dados pessoais do uso inadequado por empresas públicas ou privadas. A LGPD foi sancionada em 2018 e o fator que motivou a sanção foi a disseminação e tratamento inadequado dos dados fornecidos na internet.  

Imagem do guia da qualificação de leads

A LGPD assegura regras relacionadas à obtenção, armazenamento, tratamento e compartilhamento desses dados. A lei é aplicável a qualquer empresa que execute qualquer uma dessas ações, sob penalidades que podem chegar a 2% do faturamento anual da empresa. 

Para entender alguns pontos do termo de consentimento, é interessante que você já esteja familiarizado com a LGPD. Se você ainda tem dúvidas a respeito, recomendo que leia este ebook: LGPD para o mercado Imobiliário. 

A relação entre a LGPD e o CRM

Um CRM imobiliário lida diretamente com dados pessoais, pois coleta e usa esses dados para diferentes finalidades. No sistema existem dados referentes aos cadastros e aos leads, como os dados pessoais, demográficos, que páginas acessaram na internet, em alguns casos dados sensíveis e muitos outros. 

Antes de mais nada, um CRM precisa ser um ambiente seguro contra vazamento de dados e que possibilite a limitação ao acesso aos dados sensíveis (que apenas pessoas autorizadas possam acessar). A vantagem de ter esses dados num CRM também diz respeito à segurança (Lembrando que a LGPD abrange qualquer tipo de coleta, armazenamento e tratamento de dados, inclusive fora da internet). 

Todas essas questões precisam ser esclarecidas ao titular. O dono dos dados precisa saber por que os dados dele estão sendo coletados, que uso a empresa irá fazer, de que forma serão armazenados e outras informações como a possibilidade de anonimização ou de alteração nos dados. 

É importante esclarecer que estou focando aqui no cliente como titular, mas a LGPD funciona para qualquer pessoa que cede os seus dados, como os colaboradores da empresa, fornecedores ou qualquer outro serviço de terceiros. 

Ou seja, todos os titulares dentro do CRM precisam ter acesso a: 

  • Termo de aceite 
  • Termo de consentimento  
  • Anonimização de dados 
  • Monitoramento de usuários 

Cada um desses tópicos também precisa estar explícito no termo de consentimento. Por isso vou abordar cada um deles de forma resumida a seguir: 

Termo de aceite x termo de consentimento

Tanto o termo de consentimento quanto o termo de aceite são documentos que tem como objetivo resguardar os dados do titular. O termo de aceite é o documento no qual o usuário de um sistema (corretor, imobiliária ou cliente) sinaliza concordar com as políticas de uso desse. Já através do termo de consentimento um cliente autoriza ou não a coleta e o processamento de dados. 

A diferença é, então, que o termo de aceite diz respeito a todos os usuários do CRM que deixam dados dentro do sistema, como a imobiliária, incorporadora ou cliente (como explicitado acima: todos que cedem os dados de alguma forma estão protegidos pela LGPD). Já o termo de consentimento é direcionado ao cliente final e está relacionado ao empreendimento escolhido pelo cliente. 

Anonimização de dados

Anonimização de dados faz parte das ações de proteção aos dados pessoais e também é um conceito previsto pela lei. Anonimizar um dado significa aplicar meios para que torne impossível que um dado seja vinculado ao seu titular. Em outras palavras, os dados anonimizados não podem ser usados para identificar a pessoa que os detém. 

Fica claro, então, por que devem existir recursos de anonimização dos dados num software imobiliário. As 4 principais formas de anonimizar os dados são: 

  • Cobertura de caracteres   
  • Supressão de dados  
  • Generalização  
  • Randomização 

 Para saber mais leia o artigo: Anonimização de dados: veja a nova forma de proteger informações pessoais e sensíveis 

Monitoramento de usuários

O monitoramento de usuários é a possibilidade de restringir e acompanhar o uso dos dados por pessoas vinculadas à empresa. Um CRM imobiliário pode gerar um relatório com informações sobre o monitoramento de acessos dos usuários administrativos.  

Essa função respeita, então, um dos pilares da segurança num CRM: a limitação dos dados.  

Para se aprofundar no termo de consentimento

Termo de consentimento: close num aperto de mãos. Abaixo um papel e uma caneta.

O termo de consentimento se faz necessário não apenas quando falamos sobre a LGPD. Sempre que cedemos nossos dados a alguém temos o direito de consentir ou não. Uma operação médica, por exemplo, precisa do consentimento do paciente ou de familiares para acontecer.  

Imagem do lançamento imobiliário na prática

De forma geral, temos o direito de aceitar ou não qualquer procedimento que nos diga respeito. Com os nossos dados não é diferente. Por isso o termo de consentimento LGPD precisa existir como forma de transparência. 

É importante, então, esclarecer o que significa “consentimento” nos moldes da LGPD: 

(citação) “consentimento: manifestação livre, informada e inequívoca pela qual o titular concorda com o tratamento de seus dados pessoais para uma finalidade determinada”. – Art. 5º, Inciso XII 

A estrutura do termo de Consentimento

Sabendo que as informações sobre a finalidade do uso dos dados são de responsabilidade da empresa, elas precisam constar no termo, para que o titular tenha ciência e também para que os órgãos reguladores possam fiscalizar. Nesse último caso é preciso que a sua empresa seja capaz de comprovar a solicitação do consentimento e o seu aceite. 

Para fim de esclarecimento ao titular, o texto de solicitação de consentimento deve conter, de forma clara e acessível, os motivos da obtenção dos dados e para que esses dados estão sendo colhidos. É importante ressaltar que esse texto precisa contemplar cada empresa de forma particular, já que cada uma tem suas próprias políticas de armazenamento e tratamento de dados. Sendo assim é possível usar modelos de termo de consentimento com ressalvas. 

Primeiramente qualquer cliente que entre na sua base precisa aceitar a Política de Privacidade. Nela já precisa constar a explicação a respeito do uso de dados pessoais. Se porventura a política de privacidade precisar passar por mudanças, todas as pessoas que aceitaram precisam ser notificadas da mudança e a partir daí aceitar novamente ou não. 

Porém, em um termo de consentimento precisam estar presentes informações sobre: 

  • as informações sobre a empresa; 
  • de que forma os dados vão ser tratados; 
  • que dados serão tratados e porque a empresa precisa deles; 
  • deixar claro que o cliente pode retirar o consentimento a qualquer momento. 

FAQ – Perguntas frequentes sobre termo de consentimento LGPD

O que deve conter num termo de consentimento? 

Num termo de consentimento precisam estar presentes informações sobre: 
1. As informações sobre a empresa; 
2. de que forma os dados vão ser tratados; 
3. que dados serão tratados e porque a empresa precisa deles; 
4. deixar claro que o cliente pode retirar o consentimento a qualquer momento. 

O que é LGPD? 

A Lei Geral de Proteção de dados é um conjunto de medidas que visa proteger os dados pessoais do uso inadequado por empresas públicas ou privadas. A lei assegura regras relacionadas à obtenção, armazenamento, tratamento e compartilhamento desses dados. 

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